COSTI DEDUCIBILI: quali i documenti per scaricare la spesa?

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(Last Updated On: 15 novembre 2018)

costi deducibili

Ecco quali sono le domande più ricorrenti sui costi deducibili.
Vitto e alloggio: scontrino o fattura? Cosa dare al commercialista per scaricare dalle tasse? Basta il codice fiscale per la bolletta del telefono? E lo scontrino per il ristorante?

Ecco un agile prontuario per rispondere a tutti i dubbi relativi ai documenti necessari per scaricare le spese dalle tasse senza soffermarsi particolarmente sulla percentuale di deducibilità e detraibilità dei singoli costi, che variano in base all’attività svolta e al regime fiscale. Andiamo alla scoperta dei costi deducibili.

Quando un costo è deducibile? Come scaricare i costi deducibili?

È bene precisare subito che affinché una spesa sia deducibile (o considerata valida a tale scopo) occorre che sia:

  1. Utile al fine della “produzione” di ricavi.

  2. Inerente all’attività esercitata.

  3. Documentata da fattura, ricevuta fiscale o scontrino parlante.

Al momento dell’acquisto è importante richiedere una fattura dove figuri il numero di partita IVA, in caso contrario non si può “scaricare” totalmente la spesa dalle tasse.

Pur avendo richiesto espressamente all’esercente una fattura con partita IVA, capita talvolta di accorgersi – in un secondo momento – che la partita IVA non è stata inserita; oppure ci si deve accontentare di una semplice ricevuta, a fronte di svariate lamentele.

Quali sono i costi che si possono scaricare?

Si riporta di seguito, a titolo meramente esemplificativo, un elenco dei costi deducibili per i titolari di partita IVA ovvero:

  • acquisti di cancelleria, materiale di consumo, materiali di pulizia, valori bollati e postali;
  • spese telefoniche;
  • spese di vitto e alloggio;
  • spese auto e spese di carburante (fino al 31.12.2018 ancora è possibile utilizzare la scheda carburante per documentare la spesa. Per un approfondimento consulta il nostro post  E-Fattura: Scheda Carburante proroga al 31 dicembre);
  • spese pubblicitarie come Facebook e Google Adwords;
  • spese per lavoro dipendente e per compensi occasionali;
  • rimborso spese per trasferte aziendali: per scoprire come recuperarle consultare il nostro post di approfondimento Spese di trasferta: quando sono deducibili?;
  • spese per energia elettrica, riscaldamento, acqua e utenze;
  • acquisto di libri, riviste e sussidi per l’aggiornamento professionale;
  • acquisto di beni strumentali (quali software gestionali e/o professionali, computer, stampanti, etc) per l’esercizio dell’attività.

Attenzione le spese sostenute promiscuamente sia per l’attività professionale che per la sfera personale del titolare di partita IVA sono parzialmente deducibili dal reddito (ad esempio spese per beni immobili, autovetture, telefoni, alberghi, etc.).

Oltre i costi che si possono scaricare dai ricavi, occorre considerare che in sede di dichiarazione è possibile recuperare i cosiddetti oneri deducibili e detraibili dall’IRPEF. Nel dettaglio esistono due macrocategorie:

  • le spese detraibili che vengono sostenute per motivi di istruzione, salute etc., che vanno a diminuire direttamente l’imposta dovuta;
  • le spese deducibili che permettono di ridurre invece il reddito complessivo su cui poi si calcola l’imposta da versare.

Per un dettaglio degli oneri deducibili e detraibili consultare il post Redditi 2017: Ecco come risparmiare sulle tasse

La bolletta telefonica si può scaricare se la fattura non riporta la partita IVA?

Chi sottoscrive un contratto telefonico mobile (con internet e tablet inclusi) è bene che presti attenzione per non avere sorprese dopo la firma del contratto. Perché potrebbe capitare che, a dispetto di quanto promesso a voce, si riceva la fattura dell’eventuale tablet insieme a quella del canone mensile (senza partita IVA, col solo codice fiscale).

Il costo è deducibile all’80%. Qualora in fattura non fosse indicata la partita IVA, non è possibile recuperare l’IVA: la presenza del numero di partita IVA in fattura è una condizione necessaria per la detrazione (art.21 DPR 933/72).

Come scaricare le spese di alberghi e ristoranti?

Le spese di trasferta sostenute da professionisti (per esempio, alberghi e ristoranti) possono essere scaricate al 75%. A patto che restino nel limite del 2% dei compensi annui percepiti e purché documentate da fattura con partita IVA, da ricevuta fiscale intestata. Cioè da scontrino fiscale parlante, che riporti il codice fiscale.

Le ditte individuali possono scaricare il 75% delle spese di alberghi e ristoranti, purché documentate da fattura arrecante partita IVA, da ricevuta fiscale intestata – vale a dire da scontrino fiscale parlante con codice fiscale.

L’IVA è totalmente detraibile se la spesa è documentata da fattura. Al contrario, se si dispone della sola ricevuta fiscale, l’IVA non è detraibile.

Come documentare le spese di viaggio?

Affinché le spese di viaggio (aerei, treni, taxi, eccetera) siano deducibili, occorre che siano documentati da:

  • Ricevuta fiscale intestata (per taxi).
  • Biglietto intestato (per treno, nave o aereo).

A volte tuttavia i biglietti di viaggio forniti sono privi di intestazione. Bisogna allora raccogliere e conservare i documenti che attestino la trasferta fatta e relativi dettagli: data, cliente visitato e motivazioni.

Scaricare i costi dei materiali per pulizia è possibile?

Le spese per acquistare materiali destinati alla pulizia (come detersivi), se documentate da fattura, possono essere scaricate per intero.

Se la sede dell’attività coincide con l’abitazione, il costo può essere scaricato fino al 50%.

Si può scaricare la fattura di Facebook?

I costi sostenuti dal contribuente per fruire del servizio offerto da Facebook Ads sono deducibili fiscalmente come spese pubblicitarie e in quanto tali si possono scaricare dal reddito imponibile al 100%.
Affinché il costo della campagna pubblicitaria e delle inserzioni sia deducibile è necessario che i tali costi rispettino i principi di congruità e coerenza rispetto all’attività svolta e che siano documentati da relativa fattura, regola generale valida per la deducibilità di tutti costi sostenuti.

Per approfondire l’argomento consultare il nostro post dedicato Facebook: come scaricare i costi?

Anche i contribuenti forfettari possono scaricare i costi deducibili?

Come noto, nel Regime Forfettario non è possibile scaricare i costi in quanto il calcolo del reddito imponibile avviene a forfait sulla base dei coefficienti di redditività e non in maniera analitica (Ricavi – costi). Di conseguenza quando i costi sostenuti per l’attività superano di gran lunga quelli calcolati a forfait, il Regime Forfettario potrebbe non convenire.

Consulta il nostro post di approfondimento: Regime forfettario: quando conviene?

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