Cos’è e come funziona la fattura elettronica

Cos’è e come funziona la fattura elettronica: obblighi e esoneri!

Dal 1° gennaio 2019 possono essere emesse solo fatture elettroniche, ovvero generate secondo un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione che sostituisce il supporto cartaceo.

L’obbligo di emissione della fattura elettronica è scattato dal 1° gennaio 2019 per cessioni di beni o la prestazione di servizi effettuate tra:

  • due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business),
  • da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Trattasi di una rivoluzione delle modalità di compilazione, recapito e conservazione delle fatture.

QUALI SONO LE DIFFERENZE TRA FATTURA ELETTRONICA E FATTURA CARTACEA?

Fino ad oggi la fattura veniva compilata manualmente, con Excel o con software di fatturazione.
Una volta compilata dal fornitore, spedita al cliente via posta, e-mail, piccione viaggiatore, etc. Il destinatario (il cliente) doveva conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni (pertanto le fatture scaricate tramite e-mail andavano stampate).

Di seguito il nuovo percorso da seguire per la fatturazione elettronica.

  • COMPILAZIONE FATTURA ELETTRONICA – Compilazione fattura tramite pc, un tablet o uno smartphone utilizzando un programma appropriato e creazione file Xml ;
  • INVIO AL SISTEMA DI IN INTERSCAMBIO, il “postino” telematico che provvede a:
    • verificare la correttezza formale del file nonché la validità dei dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura;
    • controllare che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
  • CONSEGNA AL DESTINATARIO – Il Sistema di Interscambio provvede a consegnare la fattura al destinatario quando i controlli terminano con esito positivo, comunicandolo, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

QUALI SONO I VANTAGGI DELLA FATTURA ELETTRONICA?

Oltre i classici vantaggi della fatturazione elettronica connessi a risparmio della carta, diminuzione dei costi di stampa e di spedizione e conservazione dei documenti, ulteriori vantaggi dal punto di vista strettamente fiscale sono:

  • ABOLIZIONE REGISTRI IVA: per gli operatori IVA in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture elettroniche e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette loro a disposizione;
  • RIDUZIONE DI DUE ANNI DEI TERMINI DI ACCERTAMENTO: per tutti gli operatori IVA che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di € 500;
  • CONSULTAZIONE ONLINE: chiunque, anche i consumatori finali, possono consultare e acquisire copia delle proprie fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il servizio online dell’Agenzia delle Entrate.

REGIME FORFETTARIO E FATTURA ELETTRONICA

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (di cui all’art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario” (di cui all’art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190).

A tali categorie di operatori si possono aggiungere i “piccoli produttori agricoli” (di cui all’art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazioni elettroniche.

Quando viene emessa una fattura elettronica verso un titolare di partita IVA in regime di vantaggio o che ha adottato il regime forfettario, ossia un piccolo agricoltore, nel campo “Codice Destinatario” occorre riportare il valore “0000000”, oltre a rilasciare una copia cartacea del documento (o inviarla per email).

Per maggiori info consultare il nostro post di approfondimento al seguente link: Fattura elettronica nel regime forfettario: cosa si deve fare

COMPILARE L’E-FATTURA

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un:

  • PC ovvero di un tablet o uno smartphone;
  • programma (software) per compilare il file della fattura nel formato XML secondo le specifiche dell’Agenzia delle Entrate.

È possibile utilizzare i software gratuiti dell’Agenzia delle Entrate per la compilazione delle fatture elettroniche, ovvero:

  • FATTURE E CORRISPETTIVI: trattasi di una una procedura web, utilizzabile accedendo al portale dell’agenzia delle entrate.gov.it, utilizzabile sono con le credenziali SPID oppure Fisconline/Entratel o CNS (Carta Nazionale dei Servizi);
  • SOFTWARE scaricabile su PC;
  • FATTURAe: trattasi un’App per tablet e smartphone, scaricabile dagli store Android o Apple.

I menzionati software possono essere utilizzati dai titolari di partita IVA che emettono un numero limitato di fatture.
In alternativa, è possibile utilizzare software privati individuabili in internet.

LA FATTURA ELETTRONICA DEVE ESSERE FIRMATA?

Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori IVA o consumatori finali), il Sistema di Interscambio accetta anche file non firmati digitalmente. Tuttavia, quando il file XML è stato firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma.

Invece, per la validità delle fatture PA occorre sempre che il file sia preventivamente firmato onde evitare lo scarto.

Per scoprire nel dettaglio come funzione la firma digitale consultare il nostro post di approfondimento Firma Digitale: Cos’è e a Cosa Serve

COME INVIARE L’E-FATTURA

Terminata la fase di compilazione e creazione della fattura elettronica, occorre inviare il file XML ai propri clienti tramite il Sistema di Interscambio (c.d. SdI), altrimenti è come se non fossero mai state emesse.

La trasmissione può avvenire utilizzando:

  • il sito dell’agenziaentrate.gov.it, accedendo all’area “Fatture e Corrispettivi”. In questa sezione è possibile fare l’upload del file XML preventivamente predisposto e salvato sul proprio PC;
  • l’APP FATTURAe dell’Agenzia delle Entrate;
  • una PEC (Posta Elettronica Certificata), inviando il file della fattura come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it”;
  • un canale telematico preventivamente accredito presso il Sistema di Interscambio.

COME FUNZIONA L’IMPOSTA DI BOLLO PER LA FATTURA ELETTRONICA?

Per le fatture elettroniche occorre che l’imposta di bollo deve essere corrisposta mediante versamento con modello F24 con modalità esclusivamente telematica.

In particolare il pagamento dell’imposta relativa alle fatture (ma anche agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) deve avvenire:

  • in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio;
  • utilizzando esclusivamente un modello F24 telematico.

Inoltre, nelle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo occorre riportare la seguente dicitura:

“Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi del D.M. 17.06.2014”

Per un approfondimento sull’imposta di bollo assolta in modo virtuale, consultare il nostro post al seguente link: Bollo sulle Fatture: come funziona quello virtuale

IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO – SdI

Ricevuto il file della fattura elettronica in formato XML il Sistema di Interscambio (c.d. SDI) esegue i controlli e, se superati, trasmette il file all’indirizzo telematico del cliente presente nella fattura.

Inoltre, in caso di esito positivo, il SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.

Quando i controlli non vengono superati, lo SdI “scarta” la fattura elettronica ed invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.

Quando la fattura elettronica è stata scartata, occorre correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al SdI il file della fattura corretta.

COME RICEVERE LE FATTURE DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO?

Una volta ricevuta la fattura dal fornitore (o dal suo intermediario), in caso di esito positivo dei controlli previsti, il SdI consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. E quindi la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al codice destinatario SdI che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo (o il suo intermediario) avrà correttamente riportato nella fattura.

Il titolare di partita IVA può decidere di ricevere la fattura ad un indirizzo PEC o tramite un codice destinario SdI.

L’INDIRIZZO TELEMATICO

Grazie al servizio di pre-registrazione, le imprese e i professionisti possono comunicare “a monte” l’indirizzo telematico su cui ricevere tutte le loro fatture elettroniche. Per effettuare questa scelta – e abbinare quindi alla propria partita IVA un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un “codice destinatario SDI” – basta accedere, personalmente o tramite un intermediario delegato, all’apposito servizio online, all’interno del portale “Fatture e corrispettivi”. L’indirizzo telematico può essere, in qualsiasi momento, modificato o cancellato dall’utente registrato.

CODICE DESTINATARIO SdI: DOVE LO TROVO?

In questi giorni i fornitori stanno inviando e-mail o lettere per la richiesta ai propri clienti del codice univoco o l’indirizzo PEC da riportare nella fattura elettronica.

Infatti, per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita IVA ed i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Il codice destinatario Sdi non è legato al singolo soggetto, ma identifica il canale telematico dove si desidera ricevere le proprie fatture (ad esempio nel caso ci si affidi ad un software privato occorrerà comunicare il codice destinatario della softwarehouse).

Per approfondire consultare il nostro post al seguente link: Cos’è e come funziona il codice destinatario SdI nelle fatture elettroniche

CODICE DESTINARIO ERRATO

Quanto un cliente non registri al SdI il proprio indirizzo telematico, il fornitore inserire in fattura un codice SDI errato ovvero non comunichi alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario di 7 cifre identificativo di un canale FTP o Web Service) al fornitore, e quest’ultimo inserisca il valore “0000000” nel campo Codice Destinatario della fattura, l’unico modo di recuperare la fattura elettronica per il cliente sarà quello di accedere nella sua area riservata di “Consultazione Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per capire come correggere una fattura elettronica errata consultare il nostro post al seguente link: Fattura elettronica errata: cosa fare per annullarla

COME FUNZIONA LA CONSERVAZIONE ELETTRONICA?

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972), sia chi emette sia chi riceve una fattura eletronica è obbligato a conservarla elettronicamente.
La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) che permette di avere la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa.
Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”.

Per scoprire nel dettaglio come funzione la conservazione elettronica consultare il nostro post di approfondimento: Conservazione fattura elettronica: come funziona

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