Le fatture elettroniche devono essere conservate elettronicamente sia da chi le emette sia da chi le riceve, secondo le disposizioni dell’art. 39 del Dpr n. 633/1972. Il processo di conservazione fattura elettronica a norma è fornito da operatori privati certificati. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate ha messo gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Vediamo come funziona la conservazione elettronica e come attivare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.
La conservazione elettronica
Per effettuare correttamente la conservazione fattura elettronica non è sufficiente il salvataggio dei documenti fiscali in un hard disk, ma occorre seguire un processo regolamentato dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale. Infatti, la conservazione elettronica prevede il rispetto di stringenti norme e regole tecniche che ne garantiscono:
- Autenticità e integrità, e quindi che il documento non abbia subito alterazioni o modifiche;
- Affidabilità, anche attraverso l’apposizione sul documento della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale una volta concluso il processo di conservazione;
- Leggibilità, per permettere che il documento possa essere letto in qualsiasi momento;
- Reperibilità, ossia la possibilità di poter accedere ed ottenere il documento.
Documenti, scritture contabili e qualsiasi atto o dato, ai fini sia fiscali sia civili, potranno essere conservati digitalmente eliminando la stampa e la conservazione cartacea di detti documenti.
Attraverso la conservazione fattura elettronica a norma, si avrà la certezza di non smarrire le fatture e riuscire a recuperarle in qualsiasi momento in formato originale. La conservazione a norma di legge delle fatture solitamente viene offerto da enti certificati. Tuttavia, l’Agenzia dell’Entrate ha messo a disposizione un servizio di conservazione di tutte le fatture tramite SdI.
Come funziona il servizio di conservazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate?
Attraverso il servizio di conservazione elettronica offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate è possibile conservare in maniera automatica tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute dal contribuente attraverso il Sistema di Interscambio.
La conservazione sostitutiva a norma è una delle novità connesse con la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti dal 1° gennaio 2019. Ma l’obbligo di conservazione non è una novità in quanto, fino al 2018, le fatture dovevano essere conservate e quindi stampate, archiviate e conservate secondo la normativa fiscale e del Codice Civile. Con la fatturazione elettronica è cambiata la modalità di conservazione, passando da una conservazione fisica ad una digitale ed elettronica.
Per poter utilizzare il servizio gratuito di conservazione elettronica fornito dall’Agenzia delle Entrate occorre presentare un’apposita richiesta di attivazione del servizio stesso. Vediamo nel prosieguo come presentare richiesta.
Come attivare il servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche offerto dall’Agenzia delle Entrate?
Per poter presentare la richiesta di attivazione del servizio gratuito di conservazione occorre accedere al Portare “Fatture e Corrispettivi”. Per effettuare il login è possibile utilizzare i seguenti strumenti: SPID, Carta Nazionale dei Servizi o, in alternativa, le credenziali di accesso a Entratel o a Fisconline.
A seguito del login, sarà possibile scegliere tra una serie di azioni e sezioni (Profilo utenza di lavoro, Esercizio delle Opzioni e Generazione del QR Code). Selezionare qui ”Fatturazione elettronica” per accedere ai servizi di conservazione delle fatture e successivamente cliccare su “Accedi alla sezione conservazione“
Si aprirà una pagina che consente di prendere visione del Manuale del servizio di Conservazione e dell’Accordo di servizio. Selezionando le due caselle presenti nella pagina, il servizio si attiverà e dal quel momento in poi tutte le fatture elettroniche (così come le note di variazione) emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio saranno portate automaticamente in conservazione elettronica.
Come funziona il servizio di Consultazione delle fatture e delle ricevute?
Tutte le fatture elettroniche (nonché le note di variazione) emesse e ricevute correttamente attraverso il Sistema di Interscambio sono messe a disposizione dell’operatore IVA attraverso un servizio accessibile dalla home page del portale “Fatture e Corrispettivi”: Consultazione. All’interno di questa sezione sono disponibili due link:
- “Dati rilevanti ai fini IVA”. In questa sezione è riepilogato il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre ovvero, impostando un range di date, si ottiene l’elenco delle fatture emesse e ricevute per quel periodo. Il servizio consente inoltre di effettuare una ricerca avanzata delle fatture con ulteriori chiavi come la partita IVA del cliente o del fornitore, il numero identificativo assegnato alla fattura dal SdI, eccetera. Inoltre, potranno essere identificate le fatture elettroniche consegnate (per le quali è stata emessa una ricevuta di consegna) così come quelle che, per problemi del canale di ricezione del cliente, non sono state consegnate ma solo messe a disposizione sul portale.
- “Monitoraggio dei file trasmessi”. Da qui è possibile accedere alla sezione “File fattura” dove, impostando un range di date, è possibile ottenere l’elenco delle ricevute (di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna) relative a tutte le fatture (o le note di variazione) emesse per quel periodo. Il servizio consente inoltre di effettuare una ricerca avanzata delle ricevute con ulteriori chiavi come la partita IVA del cliente o il numero identificativo assegnato alla fattura dal SdI.
Come funziona la conservazione fattura elettronica se non viene attivata sul portale dell’Agenzia delle Entrate?
Nel caso in cui non si proceda ad attivare la conservazione automatica delle fatture elettroniche, l’utente potrà comunque usufruire del servizio gratuito. Tuttavia, in questo caso dovrà procedere con un upload manuale dei file relative alle fatture elettroniche transitate dallo SdI prima dell’adesione al servizio “automatico”. Nella sezione “Dati rilevanti ai fini IVA” il contribuente troverà le fatture elettroniche emesse e ricevute in formato XML e per portarle in conservazione si deve procedere come segue:
- apertura manuale del file XML di ogni singola fattura;
- salvataggio del file sul pc;
- attivazione della richiesta di conservazione;
- invio di ogni singolo file in conservazione;
- stampa in pdf della schermata di ricevimento della richiesta di conservazione per ciascun file inviato;
- controllo sul cruscotto di monitoraggio degli invii effettuati.
Qual è la durata del servizio di conservazione fattura elettronica
Il servizio dell’Agenzia delle Entrate prevede espressamente un periodo di conservazione fattura elettronica di 15 anni.
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