Scheda Carburante: quando è necessaria per scaricare il costo del carburante?

Ecco come documentare le spese per l’acquisto di carburante e quanto si può detrarre di IVA e come scaricare il costo

La scheda carburante è un documento che attesta i costi per i rifornimenti di benzina o diesel per autovetture, necessario per poter scaricare mensilmente o trimestralmente tali spese. Deve essere compilato e presentato al commercialista.

Con la compilazione delle schede carburanti è possibile:

  • detrarre l’IVA al 100% (oppure al 40%, se l’uso è promiscuo);
  • dedurre il costo del arburante in percentuali differenti a seconda dell’utilizzo del veicolo e del tipo di soggetto: la deduzione è totale se l’auto è a uso esclusivo o se si tratta di un autocarro pari o superiore a 35 quintali. Del 20% se l’utilizzo è promiscuo e dell’80% se appartiene ad agenti o rappresentanti di commercio.

Come si compila la scheda carburante?

La scheda carburante va compilata in tutte le sue parti, nella fattispecie occorre indicare:

  • Dati anagrafici dell’acquirente (per le imprese, la denominazione sociale; per i professionisti: cognome e nome, numero di partita IVA, domicilio fiscale).
  • Periodo di riferimento.
  • Marca e modello del veicolo.
  • Targa o telaio.
  • Numero dei km percorsi alla fine del periodo (d’obbligo solo per le imprese).

Il fornitore deve inoltre apporre sulla scheda:

  • Data dei singoli rifornimenti.
  • Propri dati anagrafici (denominazione, partita IVA, sede).
  • Quantità e valore del carburante acquistato.
  • Propria firma e timbro.
Scheda carburante
È importante compilare tutti i campi della scheda carburante.

È possibile scaricare la spesa anche senza scheda carburante?

Il Decreto Sviluppo 2011 ha introdotto un sistema alternativo alla scheda carburante per dedurre costi e IVA se il pagamento avviene per mezzo di carta di credito, di debito o prepagata.

Ricapitolando, i metodi per scaricare la spesa per il rifornimento di carburante sono i seguenti:

  • Scheda carburante, se si paga in contanti.
  • Nessun documento, se il pagamento è avvenuto con moneta elettronica.

I due sistemi sono alternativi, quindi non possono essere adottati entrambi. Per esempio se si intende regolare il pagamento sempre con bancomat o con carta di credito, è possibile omettere la scheda carburante; se si paga anche in contanti è necessario compilare la carta carburante.

L’importante è mantenere costanza nel metodo: se si intende usare i contanti, è necessario compilare e conservare la scheda carburante, in caso contrario si proceda tramite carte di credito, di debito o prepagate senza eccezioni.

Cosa bisogna fare se non si usa la carta carburante?

L’Agenzia delle Entrate ha specificato – nella Circolare n.42/E del 2012 – i requisiti minimi se non si ricorre alla scheda carburante:

  • La carta di credito, di debito o prepagata usata per pagare deve essere intestata al soggetto esercente l’attività economica (N.B. si considerano valide solo quelle emesse da banche, Poste Italiane S.p.A. e altri intermediari riconosciuti; non sono accettate le carte fedeltà rilasciate da società petrolifere ai propri clienti).
  • Nell’estratto conto deve essere riportata la data, l’ammontare pagato e il distributore presso il quale è avvenuto il rifornimento.

È possibile omettere la carta carburante anche se ci si avvale di carte utilizzate per acquisti che esulano dalla sfera professionale, ma allora bisogna effettuare i pagamenti in modo separato.

Quali sono le percentuali di deduzione dei costi?

La percentuale di deduzione degli acquisti di carburante è identica a quella che vale per gli altri costi delle auto aziendali, in particolare:

  • deducibilità totale per società e ditte individuali per autocarri pari o maggiori di 35 quintali e veicoli strumentali all’attività;
  • deducibilità del 20% per professionisti e ditte individuali che utilizzano il veicolo in modo promiscuo;
  • deducibilità dell’80% per agenti e rappresentanti di commercio;
  • deducibilità del 70% se il veicolo è affidato a un dipendente per la maggior parte del periodo di imposta.

Quali sono le percentuali di detrazione dell’IVA?

L’IVA può essere detratta al:

  • 100% se il veicolo è un autocarro pari o maggiore a 35 quintali; per agenti e rappresentanti;
  • 40% se il veicolo è a uso promiscuo;
  • 40% se il veicolo è affidato per la maggior parte del periodo di imposta al dipendente.


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