Fattura proforma o fattura pro forma: ecco quando utilizzarla e come si compila

fattura proforma cos’è e perchè utilizzarla
 
(Last Updated On: 15 Maggio 2019)

Siamo abituati a parlare di fatture, note di credito e debito, ma poche volte si approfondisce l’utilità della fattura proforma, il documento non valido ai fini fiscali ma spesso utilizzato dai titolari di partita IVA per richiedere in anticipo il pagamento di un servizio prestato a favore di un cliente. Vediamo nel dettaglio cos’è e da chi può essere emessa la fattura proforma e a cosa serve.

Cos’è la fattura proforma?

La fattura proforma è un documento identico visivamente alla fattura, dove cambia solo il nome e il numero, ma sprovvisto di qualsiasi valore fiscale, utilizzato per anticipare l’invio della fattura fiscale vera e propria, in cui viene riepilogata la prestazione effettuata dal titolare di partita IVA a favore del cliente e con cui viene richiesto il pagamento.

Di solito la proforma viene emessa dai professionisti per chiedere al cliente il pagamento prima dell’emissione della fattura valida fiscalmente e il suo utilizzo non è alternativo alla fattura, in quanto si tratta di un documento senza alcuna validità ai fini IVA e ai fini delle imposte dirette, ma la precede per permettere da un lato, al cliente, di verificare il servizio acquistato con il riepilogo dei costi applicati e, dall’altro, all’emittente di richiedere il pagamento del servizio svolto.

Chi può emettere la fattura proforma?

La fattura proforma (detta anche preavviso di parcella o di notula) può essere utilizzata da tutti quei soggetti con partita IVA, che svolgono attività di prestazione di servizi. Infatti, frequentemente se ne servono gli avvocati, i commercialisti, i consulenti etc, per i quali l’obbligo di emissione della fattura sorge soltanto al momento della ricezione del corrispettivo e non all’esecuzione del servizio ai sensi dell’articolo 6 c. 3 del DPR n. 633/72.

L’emissione della proforma è invece preclusa a quei soggetti obbligati all’emettissione della fattura al momento in cui si conclude l’operazione o in cui viene consegnato il bene: si pensi ad esempio ai soggetti che svolgono attività commerciale come la cessione di beni, come nel caso degli e-commerce.

Vantaggi della fattura proforma

Possono esser diverse le motivazioni che spingono ad utilizzare la fattura proforma prima della fattura vera e propria, ad esempio i principali vantaggi sono:

  • la possibilità per il cliente di controllare la correttezza dei dati riportati nel documento, sia nella parte descrittiva sia nella parte relativa al prezzo applicato e agli articoli, e comunicare eventuali errori o incongruenze;
  • in caso di errori, omissioni o variazioni sugli importi, è possibile modificare il documento senza incidere su documenti fiscali già emessi;
  • evitare pagamenti di tasse prima di aver ricevuto il pagamento dal cliente;
  • emettere fattura definitiva solo quando il cliente procede al pagamento.

Quando emettere la fattura?

È bene precisare che la fattura proforma non deve essere utilizzata come mezzo per evadere il fisco, ma soltanto come strumento per agevolare il contribuente, che resta comunque obbligato all’emissione della fattura da consegnare al cliente a seguito dell’incasso. Solo in questo modo, attraverso l’emissione della fattura, la prestazione assume rilevanza ai fini fiscali. Da notare che la mancata emissione della fattura a fronte dell’incasso ricevuto potrebbe comportare sanzioni in seguito ad un controllo fiscale.

Per un approfondimento sull’argomento consultare il nostro post al seguente link: Fattura: quando va emessa?

Come si compila la fattura proforma?

La fattura proforma non ha una forma predefinita, generalmente è identica ad una fattura, ma ciascuno può decidere in autonomia di impostare il documento come meglio crede. Tuttavia per evitare errori e sanzioni è necessario che si evinca facilmente che trattasi di un documento di natura non fiscale e che quindi sia ben distinto e riconoscibile dagli altri documenti contabili. Normalmente una fattura proforma si compone di due parti ovvero una descrittiva e una numerica.

Nella parte descrittiva occorre riportare i seguenti dati:

  • i propri dati fiscali (nome e cognome, codice fiscale, partita IVA e
    indirizzo);
  • i dati fiscali del cliente (nome e cognome, indirizzo, partita IVA e il codice fiscale);
  • la numerazione fatture proforma deve essere diversa ed indipendente da quella utilizzata per le fatture;
  • indicazione della natura del documento “Fattura PROFORMA”;
  • data di emissione,
  • la seguente dicitura:

Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72.

La parte tabellare deve invece contenere i dati numerici riferiti al servizio prestato quali base imponibile, aliquota IVA se dovuta e totale fattura, oltre all’eventuale ritenuta d acconto e cassa previdenziale o rivalsa INPS.

Si riportano di seguito alcuni esempi di come deve essere compilata la fattura proforma.

Fattura proforma fac simile professionista con cassa di previdenza

Compenso€ 1.000,00
Contributo Integrativo Cassa di Previdenza 4%€ 40,00
IVA 22% (calcolata su €. 1.000 + €. 40)€ 228,80
Ritenuta d’acconto 20% su euro 1.000€ 200,00
Totale (Onorario + contributo cassa previdenza + IVA – ritenuta fiscale)€ 1.044,40

In calce al documento occorrerà riportare la dicitura per speficiare che trattasi di documento non valido fiscalmente.

Fattura proforma esempio con rivalsa del 4% INPS

Compenso€ 1.000,00
Rivalsa non obbligatoria INPS 4%€ 40,00
IVA 22%€ 228,80
Ritenuta a titolo di acconto 20% su euro 208€ 208,00
Totale da pagare (Onorario + rivalsa 4% + IVA – ritenuta fiscale)€ 1.060,80

Si rammenta di riportare la dicitura sopra indicata.

Facsimile fattura proforma regime forfettario con rivalsa INPS

Per i contribuenti che aderiscono al regime di forfettario, l’unica differenza da sottolineare rispetto ai modelli riportati riguarda la non applicazione della ritenuta di acconto e quindi l’importo lordo della fattura corrisponde direttamente al netto a pagare.

Compenso€ 1.000,00
Rivalsa facoltativa INPS 4%€ 40,00
Ritenuta acconto 20% su euro 208€ 208,00
Marca da bollo€ 2,00
Totale da pagare (Compenso + rivalsa 4% – ritenuta di acconto)€ 834,00

In questo caso, in calce alla fattura proforma, oltre alla dicitura per la fattura proforma occorrerà riportare anche la dicitura regime forfettario e quindi:

Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014, e articolo 1, commi da 111 a 113, della Legge n. 208/2015 .

Si richiede la non applicazione della ritenuta d’acconto ai sensi e per gli effetti del Provv. Agenzia delle Entrate del 22/12/2011 n. 185820.

Infine, per le prestazioni professionali aventi importi superiori a € 77,47 dovrà essere applicata in fattura una marca da bollo da € 2,00.


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