Quando si parla di contabilità, spesso la mente corre subito alla burocrazia, ai registri, agli obblighi fiscali. Un mondo fatto di scadenze, numeri, e regole. Ma dietro a tutto questo, c’è uno strumento fondamentale per chi fa impresa o esercita una professione: le scritture contabili.
Conoscere davvero cosa sono, a cosa servono e come vanno gestite non è solo una questione di conformità normativa. È un modo per avere sotto controllo la salute della propria attività. Perché tenere bene la contabilità significa anche prendere decisioni più consapevoli, evitare errori costosi, e… dormire sonni più tranquilli!
Che cosa si intende per scritture contabili
Le scritture contabili sono l’insieme dei documenti che rappresentano la fotografia economica, patrimoniale e finanziaria di un’impresa o di un professionista. Si tratta di registrazioni obbligatorie che raccontano, giorno dopo giorno, cosa succede nella gestione: incassi, pagamenti, acquisti, vendite, investimenti, ammortamenti, e via dicendo.
Sono regolate dall’articolo 2214 del Codice Civile, che stabilisce l’obbligo per le imprese di redigerle e conservarle in modo ordinato e secondo determinate regole formali. Non si tratta solo di adempiere a un dovere: queste registrazioni sono essenziali per determinare il risultato economico dell’esercizio e la posizione patrimoniale dell’impresa.
Le principali scritture contabili obbligatorie
Le scritture contabili richieste variano in base alla forma giuridica dell’impresa e al regime contabile adottato. Tuttavia, alcune sono praticamente universali.
Ecco le principali:
- Libro giornale: è il registro dove si annotano, giorno per giorno, tutte le operazioni in ordine cronologico
- Libro mastro: raccoglie le stesse operazioni del libro giornale, ma le organizza per singoli conti
- Libro degli inventari: contiene l’inventario iniziale e finale, ossia la situazione patrimoniale dell’azienda all’inizio e alla fine dell’esercizio
- Registri IVA: in particolare il registro delle fatture emesse, degli acquisti e dei corrispettivi
- Registro dei beni ammortizzabili: serve a monitorare i beni durevoli, con i dettagli su costi, date di acquisto e quote di ammortamento
- Scritture ausiliarie: come le scritture di magazzino o i conti di mastro, utili per alcune categorie di contribuenti
Tutte queste informazioni confluiscono, a fine anno, nella redazione del bilancio d’esercizio (per chi ne è obbligato). Il bilancio non è altro che la sintesi di tutte queste scritture.
Scritture contabili: come si classificano
In linea generale, possiamo distinguere tre grandi categorie di scritture di:
- apertura: redatte all’inizio dell’esercizio, servono a riportare la situazione iniziale dell’impresa
- gestione: sono quelle che registrano le operazioni ordinarie nel corso dell’anno
- chiusura: effettuate alla fine dell’anno, servono a determinare il risultato economico e patrimoniale
Chi è obbligato a tenere le scritture contabili
L’articolo 13 del DPR 600/1973 indica in modo chiaro chi è obbligato a tenere le scritture:
- le società di persone e di capitali
- le cooperative
- i professionisti (singoli o associati)
- le imprese individuali (a seconda del regime contabile)
- le associazioni e fondazioni che svolgono attività commerciale
- gli enti pubblici che esercitano attività d’impresa
Regime contabile e obblighi: cosa cambia
In Italia esistono tre principali regimi contabili, e a ciascuno corrispondono obblighi differenti.
- Regime forfettario
È il più “snello”: non prevede la tenuta delle scritture contabili classiche. È sufficiente numerare e conservare le fatture. Attenzione però: ciò non significa che si possa operare senza controllo. È sempre consigliato tenere un prospetto interno delle entrate e uscite per una corretta gestione finanziaria. - Regime semplificato
Riservato a imprese individuali e società con ricavi inferiori a determinate soglie. Prevede l’obbligo di registrare le fatture emesse e ricevute, i corrispettivi, e i registri IVA. Non è necessario tenere il libro giornale o il mastro. - Regime ordinario
È il regime più completo, e anche quello più complesso. Obbligatorio per le società di capitali e per chi supera i limiti del semplificato. In questo caso bisogna tenere tutte le scritture contabili previste dalla legge.
Libri sociali per SRL e SPA
Le società a responsabilità limitata (SRL) e le società per azioni (SPA) hanno obblighi aggiuntivi. Devono infatti tenere anche i libri sociali, tra cui il libro:
- delle decisioni dei soci (SRL)
- delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (SPA)
- del collegio sindacale
- delle obbligazioni (se presenti)
Questi registri servono a documentare le decisioni e le deliberazioni degli organi sociali, e sono fondamentali in caso di controlli o contenziosi.
Come si tengono le scritture contabili
Le scritture devono essere tenute secondo criteri di ordinata contabilità, che prevedono:
- pagine numerate progressivamente
- nessuno spazio in bianco o interlinee
- cancellazioni leggibili (non si può strappare o correggere con bianchetto)
- registrazioni cronologiche, coerenti e complete
La gran parte delle imprese ormai utilizza software di contabilità digitale, ma ciò non esonera dal rispetto dei criteri formali. Inoltre, i documenti devono essere conservati secondo le regole fiscali e civilistiche.
Quanto tempo vanno conservate
- Ai fini fiscali: almeno 5 anni, a partire dalla data di presentazione della dichiarazione dei redditi.
- Ai fini civilistici: per 10 anni.
È quindi fondamentale avere un sistema organizzato di archiviazione, fisico o digitale, per evitare sanzioni in caso di controlli.
Chi è il depositario delle scritture contabili
Il depositario è il soggetto presso cui vengono materialmente conservate le scritture. Spesso è il commercialista, soprattutto nei casi in cui sia anche incaricato della redazione delle stesse.
Il luogo in cui sono conservati i registri deve essere indicato all’Agenzia delle Entrate. Se si decide di affidare la conservazione a un terzo, bisogna formalizzare l’incarico e comunicare eventuali variazioni.
In caso di cessazione dell’incarico, esiste un modello specifico da trasmettere all’Agenzia, con i dati del depositario uscente, la data di cessazione e la modalità con cui è avvenuta la comunicazione.
Principio della partita doppia
La contabilità ordinaria si basa sul principio della partita doppia, che prevede che ogni operazione venga registrata in due conti:
- Dare: indica un costo, un’uscita o un aumento dell’attivo
- Avere: indica un ricavo, un’entrata o un aumento del passivo
Per ogni operazione, il Dare deve sempre essere uguale all’Avere. Questo garantisce l’equilibrio contabile e permette di avere una visione completa e bilanciata dell’andamento dell’attività.
Esempio pratico:
Se vendi un prodotto per 1.000 euro, registrerai:
- Nel conto “Crediti verso clienti” → 1.000 € nel Dare
- Nel conto “Ricavi delle vendite” → 1.000 € nell’Avere
Questo schema si ripete per ogni singolo movimento, rendendo possibile la riconciliazione e la verifica continua della correttezza delle operazioni.
Costi della tenuta contabile
Oltre agli onorari del commercialista, ci sono costi amministrativi da considerare:
- Tassa di concessione governativa: per la bollatura dei libri contabili delle società di capitali, pari a 309,87 € (o 516,46 € se il capitale sociale supera € 516.456,90)
- Imposta di bollo:
- 16 € ogni 100 pagine per le società di capitali
- 32 € ogni 100 pagine per le società di persone
Questi costi vanno sostenuti ogni anno, solitamente entro il 16 marzo.
Avere le scritture in ordine non serve solo a evitare sanzioni. Serve a sapere, in ogni momento, dove stai andando.
Una contabilità trasparente e aggiornata ti permette di:
- monitorare l’andamento economico
- capire quanto puoi investire
- pianificare la tua crescita
- affrontare con serenità controlli e verifiche
Per questo, le scritture contabili non sono (solo) un obbligo. Sono uno strumento di gestione e di consapevolezza imprenditoriale.
E oggi, con il supporto del tuo commercialista e degli strumenti digitali, puoi trasformarle da fardello burocratico a risorsa strategica.
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