A partire dal 6 luglio avere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata sarà quasi obbligatorio per tutti. Di fatto per tutte le imprese vige quest’obbligo già da anni. Nello specifico dalla conversione del Decreto Legge 179/2012 nella Legge 221/2021. Facciamo chiarezza sul perché si parla di PEC obbligatoria.
Cosa e come funziona la PEC
PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. Attraverso di essa è possibile inviare messaggi e comunicazioni con valore legale equiparato alle raccomandate di di A/R. Di fatto è uno strumento di comunicazione sicuro utilizzato (per obbligo) da anni aziende, Pubblica Amministrazione e Professionisti. La comunicazione è così più veloce ed agevole, oltre ad avere il vantaggio di inviare comunicazioni ufficiali in molto meno tempo, certificando data e ora di spedizione e consegna. I messaggi tramite PEC sono inoltre sicuri grazie ai sofisticati sistemi di antivirus e antispam ad essa collegati.
Come creare un indirizzo PEC
La procedura di creazione e attivazione della PEC è abbastanza semplice. I passaggi sono molto simili a quelli usati per aprire una mail tradizionale di posta elettronica. Attenzione però, il provider o il gestore della PEC deve essere accreditato presso l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Esso rappresenta l’organo pubblico responsabile della vigilanza dei servizi digitali.
La PEC di fatto può essere richiesta da diversi utenti, dalle imprese alle persone giuridiche ai cittadini privati.
NOTA BENE: il servizio PEC è a pagamento, ma il prezzo è spesso molto contenuto.
PEC obbligatoria: quando?
In Italia, il processo di digitalizzazione è iniziato molti anni fa, ma solo di recente è stato attuato un piano concreto che ha reso obbligatorio l’uso di strumenti come la Posta Elettronica Certificata (PEC).
Fin dal 2009, alcuni soggetti avevano l’obbligo di dotarsi di PEC, ma solo a partire dal 1° ottobre 2020 non è più consentito fare impresa senza avere una “sede virtuale” sul web. Questo cambiamento è stato introdotto con l’articolo 37 del Decreto Semplificazioni (Dl 76/2020, convertito in legge dalla Camera).
Oggi, nel Registro delle Imprese, è presente il campo “domicilio digitale“. Questo concetto va oltre la semplice casella di Posta Elettronica Certificata, come definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale con il Dlgs 217/17. Il domicilio digitale include anche i servizi elettronici di recapito certificato qualificato (Serc).
Secondo la legge italiana, l’obbligo di possedere la PEC è stato introdotto per diverse categorie, tra cui le Pubbliche Amministrazioni a partire dal 2009, i professionisti iscritti all’Albo a partire dal 2009, le nuove società di persone a partire dal 2009, le società di persone già costituite a partire dal 2011 e le partite IVA e le ditte individuali, compresi gli artigiani, a partire dal 2013.
Le Partite IVA esenti da tale obbligo sono quelle assoggettate al regime forfettario e non iscritte in albi professionali.
Con l’articolo 16 del D.L. n. 185/2008, l’articolo 5 del D.L. n. 179/2012 e l’articolo 37 del D.L. 76/2020, è stato stabilito che la PEC è obbligatoria per le Pubbliche Amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti iscritti ad un Albo professionale.
Infatti, la legge 120/2020 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitali” del Decreto Semplificazioni stabilisce che tutte le imprese individuali e le società che non hanno comunicato il proprio indirizzo casella PEC al Registro Imprese entro il 1° ottobre 2020, sono obbligate a regolarizzare la propria posizione tramite comunicazione telematica al Registro Imprese competente per il territorio.
PEC obbligatoria per ditte individuali e società
La PEC obbligatoria è necessaria per poter effettuare diverse operazioni e adempimenti, tra cui:
- partecipazione a bandi, gare d’appalto e concorsi
- comunicazioni con Enti della Pubblica Amministrazione
- compilazione di questionari e indagini ISTAT
- trasmissione di documenti riservati in sicurezza
- invio e ricezione delle fatture elettroniche a e da fornitori e clienti
- convocazione di consigli, giunte e assemblee
- semplificazione dello scambio di informazioni tra le sedi operative
- gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di reti di imprese o commerciali
PEC e Regime Forfettario
Solo i titolari di partita iva forfettaria sono esonerati dalla PEC obbligatoria.
Molti di essi decidono comunque di attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata così da avere la possibilità di partecipare a bandi e concorsi e inviare mail con valore legale.
ATTENZIONE: la PEC è obbligatoria per le Partite IVA forfettarie che sono iscritte a un albo professionale o alla Camera di Commercio.
PEC obbligatoria dal 6 luglio 2023
Secondo le nuove misure di digitalizzazione, potrebbe diventare obbligatorio o fortemente consigliato per tutti i cittadini italiani avere una PEC a partire dal 6 luglio 2023. Questo perché è stato introdotto l’Inad, l’Indice Nazionale dei Domicili Digitali, che rende tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione digitali.
Grazie all’adozione della PEC, tutti possono ricevere dal fisco varie tipologie di comunicazioni in modo sicuro, come informazioni sulle detrazioni fiscali, cartelle esattoriali e altri documenti fiscali. Questo sistema sostituisce la tradizionale raccomandata con un mezzo digitale più efficiente.
La Posta Elettronica Certificata è uno dei mezzi più sicuri per trasmettere comunicazioni importanti ai cittadini, quindi presto la raccomandata tradizionale sarà sostituita da questo mezzo digitale.
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6 risposte
Occorre premettere che tra PEC e PEO (mail ordinaria) NON SUSSISTE ALCUNA DIFFERENZA TECNICA.
Entrambe si basano, infatti, sugli stessi identici protocolli di trasmissione codificati nei documenti RFC.
L’unica differenza sostanziale tra le due, al di là del fatto che per aprire una PEC gli utilizzatori devono essere identificati e verificati (tramite SPID, CIE o riconoscimento diretto) è che i messaggi che si scambiano i MUA (Mail User Agent), ovvero i programmi o le interfacce usati per accedere a una casella di posta elettronica, identificata come MS (Message Store), durante le transazioni tra i corrispondenti, e gli MTA (Mail Transfer Agent) ovvero i vari server che ricevono e ritrasmettono il messaggio di posta (come una catena di secchi) nel caso della PEC sono resi visibili all’utente e, ad ogni evento della transazione andato a buon fine, viene emesso un messaggio (di buon fine o di errore in base a quanto avvenuto).
Nel caso, invece, della posta elettronica normale questi messaggi non sono visibili all’utente (ma, in genere, vengono registrati nei file di log dei server di posta monitorando comunque tutto il traffico).
Peraltro nulla vieta che anche la posta elettronica ordinaria si comporti come la PEC istruendo opportunamente il programma di posta (il server non il client). Per anni, infatti, ho utilizzato con piena soddisfazione un servizio del genere.
Poi, quando è stata introdotta (solo in Italia) la PEC, tale servizio è stato cancellato ed è stato trasformato in servizio a pagamento.
Si consideri, altresì, che la PEC (o un servizio analogo) esiste in pochissimi paesi oltre all’Italia (Germani, Svizzera e Taiwan) e sopratutto, non è obbligatoria per interagire con la P.A..
In pratica è stato introdotto un nuovo balzello obbligatorio a carico dei soli italiani.
Peraltro l’utilizzo esclusivo della PEC per interagire con la Pubblica Amministrazione pone sia un problema di rilievo costituzionale relativo all’art. 3 (uguaglianza dei cittadini di fronte alla legge e dovere di rimozione degli ostacoli all’esercizio effettivo della stessa) ovvero chi non ha possibilità di accesso (per ragioni economiche, sociali, ecc …) o non vuole dotarsi di PEC risulta discriminato rispetto al resto dei cittadini sia di diritto europeo ovvero un cittadino dell’Unione Europea non può interagire con la P.A. italiana se non si dota di PEC e questo pone grossi problemi agli operatori economici (si pensi solo a molti soggetti che operano come importatori ad Amsterdam e spediscono in Italia).
Per chi volesse saperne di più sulla PEC c’e’ un esaustivo articolo su Wikipedia (https://it.wikipedia.org/wiki/Posta_elettronica_certificata)
Buongiorno Luca, grazie per il suo contributo.
È vero che, dal punto di vista strettamente tecnologico, PEC ed email ordinaria utilizzano meccanismi di posta elettronica. La differenza rilevante, però, non è tanto tecnica quanto **giuridica e probatoria**.
La PEC, attraverso i gestori qualificati, certifica l’invio e l’avvenuta consegna del messaggio, con data e ora opponibili a terzi. L’invio da PEC a PEC ha infatti valore legale equiparato a quello di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Una normale email può certamente essere utilizzata nelle comunicazioni e, a seconda delle circostanze, può anche assumere rilevanza probatoria; non offre però automaticamente le medesime garanzie previste dal sistema PEC.
Quanto alle considerazioni sull’opportunità dell’obbligo, sui costi e sulla diffusione dello strumento negli altri Paesi, si tratta certamente di un tema diverso e sul quale le osservazioni che propone sono interessanti.
Grazie per aver condiviso il suo punto di vista.
Non si può obbligare nessun semplice cittadino ad avere una PEC in quanto bisognerebbe anche obbligarlo al possesso di un dispositivo con il quale poterne usufruire (PC, tablet, smartphone) e ciò lederebbe la libertà personale.
Ravenna Entrate è obbligata ad inviare le comunicazioni alla Pec del destinatario o può comunque continuare ad inviare la vecchia raccomandata cartacea?
In caso fosse obbligatorio usare la Pec, da che anno è obbligata?
Ottimo articolo! È davvero importante chiarire l’importanza della PEC e come può semplificare la comunicazione ufficiale. Sarebbe interessante avere maggiori dettagli su come le aziende si stanno adattando a queste nuove normative. Grazie per l’informazione!
Ottimo articolo! Finalmente ho capito quando e perché la PEC è diventata obbligatoria. È fondamentale conoscere queste normative per gestire meglio la nostra corrispondenza. Grazie per le informazioni dettagliate!