Può capitare, anche a chi è molto attento, di vedersi recapitare una notifica di scarto di una fattura elettronica. Basta un piccolo errore, come un codice fiscale errato o un problema di calcolo, perché il Sistema di Interscambio (SdI) blocchi il documento.
In questi casi la fattura è considerata “non emessa” e bisogna intervenire subito per correggerla ed evitare sanzioni. Ecco cosa significa fattura elettronica scartata e cosa fare.
Che cosa significa fattura elettronica scartata
Quando si parla di fattura elettronica scartata si intende un documento che non ha superato i controlli del Sistema di Interscambio. Lo SdI verifica infatti che la fattura contenga tutti i dati obbligatori, che non ci siano incongruenze tra imponibile e IVA e che le informazioni anagrafiche siano corrette.
Se uno di questi elementi risulta errato, il sistema invia al contribuente una ricevuta di scarto e la fattura è da considerarsi come mai emessa.
I controlli del Sistema di Interscambio
Ogni fattura elettronica inviata subisce una serie di controlli automatici. In particolare lo SdI verifica:
- la presenza dei dati obbligatori (partita IVA, codice fiscale, numero e data della fattura, descrizione dei beni/servizi, imponibile e aliquota IVA)
- la validità dei dati fiscali e anagrafici del cedente e del cessionario
- la presenza di un indirizzo telematico valido (codice destinatario o PEC)
- la coerenza matematica tra imponibile, aliquota e IVA
Se tutti i controlli vengono superati, la fattura arriva al destinatario. Se invece c’è un’anomalia, viene bloccata.
Perché una fattura elettronica viene scartata
Le cause più frequenti di scarto di una fattura elettronica sono legate a errori formali. Alcuni esempi:
- incoerenza tra codice fiscale e partita IVA
- duplicazione della fattura (stesso numero inviato più volte)
- errore nel calcolo del prezzo totale, spesso dovuto a sconti con troppi decimali
In tutti i casi, l’Agenzia delle Entrate invia al contribuente un codice di errore con una breve descrizione, utile per capire come correggere.
Errori più comuni e come riconoscerli
Tra i codici di errore più frequenti troviamo:
- Errore 00324: incoerenza tra partita IVA e codice fiscale
- Errore 00404: fattura duplicata
- Errore 00423: calcolo errato del prezzo totale
La notifica di scarto arriva via PEC o canale telematico e può essere consultata anche nel portale dell’Agenzia delle Entrate (“Fatture e Corrispettivi”).
Come correggere una fattura elettronica scartata
Una volta ricevuta la notifica, la fattura va corretta e reinviata entro 5 giorni. È il termine massimo previsto per non rischiare che la fattura venga considerata tardiva.
Le modalità per correggere sono tre:
- Riemissione con stesso numero e data: è la soluzione preferita dal Fisco, perché mantiene la continuità contabile.
- Nuovo numero e data con collegamento: la fattura viene riemessa con nuova numerazione, ma facendo riferimento al documento scartato.
- Numerazione rettificativa: si utilizza una numerazione speciale (es. “150R”) per evidenziare che si tratta di un documento corretto.
La registrazione contabile della fattura scartata
Dal punto di vista contabile, la gestione della fattura dipende dal momento in cui arriva la notifica:
- se non è stata ancora contabilizzata: basta correggerla e sostituirla con la nuova versione
- se è già registrata: occorre fare una variazione interna, senza inviare note di credito allo SdI, perché la fattura scartata non è mai stata considerata emessa.
Cosa succede se la fattura non viene corretta nei tempi
Il contribuente ha 5 giorni di tempo per rimediare all’errore. Se non interviene in tempo, la fattura è considerata tardiva e scattano le sanzioni previste dal Decreto Legislativo 471/1997:
- multa dal 90% al 180% dell’imposta non documentata, con un minimo di 500 euro
- sanzione da 250 a 2.000 euro se l’errore non incide sulla liquidazione del tributo
Come evitare lo scarto delle fatture elettroniche
La prevenzione è la migliore strategia. Per ridurre il rischio di scarto, è utile:
- controllare sempre i dati anagrafici e fiscali prima dell’invio
- utilizzare software gestionali aggiornati che segnalano incongruenze
- affidarsi al supporto del commercialista per la verifica dei documenti
Una fattura elettronica scartata non è un problema irrisolvibile, ma va affrontata con prontezza. Correggere tempestivamente e reinviare il documento permette di evitare sanzioni e garantire continuità nella contabilità.
Con un po’ di attenzione preventiva e procedure interne ben organizzate, è possibile ridurre al minimo il rischio e gestire gli imprevisti senza complicazioni.
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