Nonostante la diffusione ormai generalizzata della fatturazione elettronica, la copia di cortesia della fattura continua ad avere un ruolo pratico rilevante nella gestione amministrativa quotidiana di imprese e professionisti. Spesso viene data per scontata, talvolta sottovalutata, ma in alcuni casi rappresenta un obbligo normativo vero e proprio.
Capire cos’è la copia di cortesia, quando deve essere rilasciata e come va gestita correttamente consente di evitare errori, contestazioni e incomprensioni con i clienti, soprattutto nei rapporti con consumatori finali e soggetti esteri.
Cos’è la copia di cortesia
La copia di cortesia (o fattura di cortesia) è una riproduzione cartacea o in formato PDF della fattura elettronica che è stata regolarmente emessa e trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI).
Dal punto di vista fiscale è importante chiarire subito un aspetto fondamentale:
la fattura di cortesia non sostituisce la fattura elettronica, che rimane l’unico documento fiscalmente rilevante ai fini IVA. La sua funzione è principalmente informativa e operativa, non probatoria.
In pratica, serve a:
- consentire al cliente di leggere agevolmente il contenuto della fattura
- fornire un documento immediatamente comprensibile, soprattutto a chi non ha accesso allo SdI
- supportare la gestione del rapporto commerciale e amministrativo
Affinché sia correttamente utilizzabile, la fattura di cortesia deve riprodurre fedelmente tutti i dati contenuti nella fattura elettronica.
Quando è obbligatoria
Nel caso di operazioni verso consumatori finali, ossia soggetti privi di Partita IVA, il rilascio della copia di cortesia non è una scelta discrezionale, ma un obbligo.
La ragione è semplice: il consumatore finale non riceve la fattura tramite il Sistema di Interscambio e, senza una copia leggibile, non avrebbe materialmente accesso al documento.
Nei rapporti B2C:
- la fattura elettronica viene comunque emessa e trasmessa allo SdI
- il cliente deve ricevere una copia della fattura in formato cartaceo o digitale
- l’obbligo viene meno solo in caso di rinuncia espressa da parte del cliente
L’Agenzia delle Entrate ha inoltre chiarito che, contestualmente alla consegna della fattura di cortesia, il cliente deve essere informato del fatto che la fattura elettronica è consultabile nella propria area riservata del portale dell’Agenzia, tramite il Cassetto Fiscale.
Validità fiscale
Un dubbio frequente riguarda la validità fiscale.
La fattura di cortesia è fiscalmente valida solo se:
- i dati riportati coincidono integralmente con quelli della fattura elettronica
- non vi sono differenze in termini di imponibile, IVA, date o descrizioni
In caso di difformità, fa sempre fede:
- la fattura elettronica trasmessa allo SdI.
Per questo motivo è buona prassi:
- generare la copia di cortesia direttamente dal file XML
- evitare modifiche manuali al PDF o al documento cartaceo.
Operazioni verso l’estero
La copia di cortesia assume un ruolo particolarmente importante nelle operazioni verso soggetti esteri.
I clienti esteri:
- non accedono al Sistema di Interscambio
- non possono consultare la fattura elettronica italiana
- necessitano quindi di un documento leggibile e utilizzabile
In questi casi:
- la fattura elettronica viene comunque trasmessa allo SdI per finalità fiscali italiane
- la copia di cortesia rappresenta, di fatto, l’unico documento operativo per il cliente
Anche in questo contesto, la copia di cortesia deve essere perfettamente coerente con il contenuto della fattura elettronica.
Operazioni B2B
Diversa è la situazione nei rapporti B2B, cioè tra soggetti entrambi titolari di Partita IVA.
In questi casi:
- l’unica fattura fiscalmente valida è quella elettronica
- la copia di cortesia non è obbligatoria
- la sua consegna non ha effetti fiscali
Tuttavia, nella prassi quotidiana molte imprese continuano a inviare la copia di cortesia anche nel B2B, per ragioni legate alla gestione del rapporto commerciale. In particolare, può essere utile:
- per facilitare la lettura del documento
- per supportare i processi di approvazione interna del cliente
- per anticipare eventuali verifiche amministrative
Si tratta, quindi, di una pratica facoltativa, non di un adempimento.
Quando è obbligatoria, facoltativa o non necessaria
Per chiarire meglio i diversi casi, può essere utile una sintesi:
| Tipologia operazione | Copia di cortesia | Motivo |
|---|---|---|
| B2C (privati) | Obbligatoria | Il cliente non accede allo SdI |
| B2B (Partita IVA) | Facoltativa | Valida solo la fattura elettronica |
| Operazioni estere | Necessaria | Il cliente non accede allo SdI |
Come compilare correttamente una copia di cortesia
La fattura di cortesia deve contenere tutti gli elementi previsti per la fattura elettronica. In particolare:
- dati del cedente o prestatore
- dati dell’acquirente o committente
- data di emissione
- numero progressivo
- descrizione dettagliata di beni o servizi
- quantità e prezzo
- totale imponibile
- aliquota IVA applicata
- importo complessivo IVA inclusa
È consigliabile inserire una dicitura esplicativa, ad esempio:
“Copia di cortesia – documento non valido ai fini fiscali”
Questa indicazione è particolarmente utile nei rapporti B2B, per evitare che la copia venga scambiata per il documento fiscalmente rilevante.
Conservazione
Un ultimo aspetto da non trascurare riguarda la conservazione.
La fattura di cortesia:
- non sostituisce la conservazione elettronica della fattura
- non deve essere conservata ai fini fiscali in luogo del file XML
FAQ – Domande frequenti
La copia di cortesia è obbligatoria per tutti?
No. È obbligatoria per i consumatori finali e necessaria per i clienti esteri, ma facoltativa nel B2B.
Può essere inviata in PDF?
Sì, può essere rilasciata sia in formato cartaceo sia in formato digitale.
Ha valore fiscale autonomo?
No. Il valore fiscale è sempre attribuito alla fattura elettronica.
È possibile correggere una copia di cortesia errata?
No. Eventuali errori devono essere corretti tramite nota di credito elettronica.
La copia di cortesia della fattura resta uno strumento operativo importante, soprattutto nei rapporti con privati ed estero. Conoscerne il corretto utilizzo permette di rispettare gli obblighi normativi e, allo stesso tempo, di gestire in modo più efficace il rapporto con i clienti, evitando errori che possono generare confusione o contestazioni.
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Una risposta
L’articolo è molto chiaro.