POS 2026: obbligo di collegamento con i registratori di cassa

Dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore uno dei cambiamenti più significativi degli ultimi anni in materia di controlli fiscali: l’obbligo di registrare digitalmente il collegamento tra POS e registratore telematico tramite il servizio online “Gestisci collegamenti” dell’Agenzia delle Entrate. Si tratta di un passaggio previsto dalla Legge di Bilancio 2025 e definito operativamente dal Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025, che introduce un sistema integrato e automatico per monitorare i pagamenti elettronici e la loro coerenza con i corrispettivi registrati.

L’obiettivo del legislatore è chiaro: ridurre al minimo i margini di evasione connessi alla mancata emissione dello scontrino o alla mancata registrazione dei pagamenti incassati tramite POS. La novità coinvolge migliaia di attività commerciali, artigiani, bar, ristoranti, negozi e in generale tutti coloro che emettono scontrini telematici e accettano pagamenti elettronici.

Per comprendere cosa cambia davvero dal 2026 è necessario esaminare quali sono gli obblighi, come funzionerà il collegamento tra dispositivi, cosa richiede l’Agenzia delle Entrate e quali sono le sanzioni previste per chi non si adegua entro i termini.

Un cambiamento strutturale nel monitoraggio dei corrispettivi

Dal 2020 l’Italia utilizza il sistema dei corrispettivi telematici, che ha sostituito gli scontrini cartacei tradizionali. Ogni giorno gli esercenti trasmettono in via elettronica all’Agenzia delle Entrate i dati relativi alle vendite al dettaglio. Parallelamente, negli ultimi anni i pagamenti elettronici hanno assunto un ruolo sempre crescente, sostenuti anche dagli obblighi di accettazione del POS e dall’eliminazione del limite minimo di spesa.

Tuttavia POS e registratore telematico sono rimasti dispositivi indipendenti. Questo ha lasciato uno spazio potenziale di incoerenza tra ciò che viene incassato tramite strumenti elettronici e ciò che viene registrato come corrispettivo.

Il nuovo obbligo dal 2026 punta proprio a chiudere questo spazio: i pagamenti elettronici e i corrispettivi continueranno a essere trasmessi separatamente: il collegamento è solo logico e serve all’Agenzia per incrociare i dati, non per far “dialogare” i dispositivi.

Non si tratta quindi di una semplice integrazione tecnica, ma di una vera e propria rivoluzione nella gestione dei flussi di incasso.

Cosa prevede il Provvedimento per il POS 2026

Il testo del 31 ottobre 2025 rappresenta il riferimento operativo per gli operatori economici. Il provvedimento stabilisce che:

• la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi devono avvenire attraverso strumenti tecnologici che garantiscano sicurezza, integrità e non modificabilità dei dati
  
• lo strumento mediante il quale si accettano i pagamenti elettronici deve essere sempre collegato al registratore telematico
  
• il registratore non memorizza le singole transazioni POS: i dati dei pagamenti elettronici vengono trasmessi dagli operatori di pagamento e incrociati dall’Agenzia con i corrispettivi
  
• i dati dei pagamenti elettronici devono essere inviati all’Agenzia delle Entrate in forma aggregata, insieme ai corrispettivi giornalieri.

Non è previsto alcun collegamento hardware o software tra POS e registratore. Il collegamento è solo amministrativo e viene registrato online nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

Coerenza tra incassi e scontrini: cosa cambia nella pratica

Il nuovo sistema punta a rendere immediatamente evidente ogni possibile incongruenza tra importi incassati tramite POS e importi dichiarati come corrispettivi. Dal 2026 non sarà più possibile:

• incassare un pagamento elettronico senza che l’importo confluisca automaticamente nel registratore telematico
  
• registrare come corrispettivi un importo inferiore a quanto effettivamente incassato tramite POS
  
• emettere uno scontrino di valore diverso dal pagamento ricevuto, contando sulla mancanza di un controllo incrociato

Ogni pagamento elettronico diventa quindi un dato “tracciato”, automaticamente riconducibile all’attività e registrabile senza possibilità di omissione volontaria o involontaria.

Non cambia invece nulla per i consumatori: i dati sensibili della transazione non saranno trasmessi, perché il sistema utilizza esclusivamente importi aggregati giornalieri. Nessuna banca dati conterrà informazioni personali sulle singole operazioni.

Come adeguarsi al POS 2026

Per essere pienamente in regola è necessario verificare che:

1. il registratore telematico sia aggiornato per supportare la memorizzazione e la trasmissione dei pagamenti elettronici
   
2. il POS in uso sia compatibile con il nuovo sistema
   
3. POS e registratore possano dialogare tra loro in modalità continua e sicura
   
4. siano attivati eventuali aggiornamenti software rilasciati dai produttori
   
5. sia verificato il corretto funzionamento del collegamento

Il provvedimento non richiede aggiornamenti tecnici né la sostituzione dei registratori o dei POS: il collegamento è digitale e si effettua tramite il servizio “Gestisci collegamenti”.

Le software house e i produttori di RT hanno già iniziato a rilasciare comunicazioni specifiche per assistere gli operatori, ma la responsabilità finale dell’adeguamento resta comunque in capo all’esercente.

Come avviene la trasmissione dei dati POS

La trasmissione dei dati avverrà tramite i consueti canali telematici già in uso per l’invio dei corrispettivi giornalieri. Non si tratta quindi di un ulteriore adempimento, ma di un’informazione che si aggiunge a quelle già trasmesse automaticamente.

Il registratore telematico:

• memorizza tutte le operazioni elettroniche della giornata
• le aggrega in un unico valore
• invia questo valore insieme ai corrispettivi giornalieri

L’Agenzia delle Entrate potrà quindi confrontare i due totali e monitorare eventuali scostamenti.

Le sanzioni previste in caso di mancato adeguamento POS 2026

Sono previste sanzioni molto severe, sia per la mancata trasmissione dei dati sia per la mancata registrazione del collegamento digitale tra POS e registratore nel portale dell’Agenzia.

La prima tipologia è quella relativa alla trasmissione dei dati dei pagamenti elettronici. In caso di mancato invio o memorizzazione, si applica una sanzione di 100 euro per ogni trasmissione, con un massimo di 1.000 euro per trimestre.

La seconda tipologia riguarda invece la violazione dell’obbligo principale: il mancato collegamento del POS al registratore telematico. In questo caso si applica la sanzione prevista per l’omessa installazione del registratore, pari a una sanzione amministrativa da 1.000 a 4.000 euro per ciascuna violazione.

A ciò si aggiunge la possibile sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività, anche per singole violazioni ripetute. Si tratta di una novità particolarmente significativa, perché introduce una conseguenza diretta sulla continuità operativa dell’impresa in caso di mancata conformità tecnologica.

Chi è soggetto all’obbligo e chi è escluso

L’obbligo riguarda tutti gli operatori che devono emettere scontrino telematico e che accettano pagamenti elettronici. Sono quindi inclusi:

• negozi e attività al dettaglio
• bar, ristoranti e pubblici esercizi
• artigiani con laboratorio e punto vendita
• venditori ambulanti dotati di registratore telematico
• farmacie e parafarmacie
• attività di servizi al consumatore

Sono invece esclusi i professionisti che non emettono scontrino telematico e che incassano tramite fattura, anche se accettano pagamenti tramite POS. Tuttavia l’esclusione si applica solo se non svolgono attività riconducibili alla vendita al dettaglio.

Il consiglio è quello di non attendere gli ultimi giorni del 2025, ma di accedere al portale Fatture e Corrispettivi e registrare il collegamento, seguendo la procedura indicata dall’Agenzia delle Entrate.

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