L’indennità di trasferta è un elemento rilevante nella gestione amministrativa delle imprese, soprattutto quando i dipendenti, i collaboratori o gli amministratori vengono temporaneamente assegnati a lavorare in una sede diversa da quella abituale. Comprendere tutti gli aspetti legati all’indennità di trasferta è fondamentale. In questo approfondimento vedremo cos’è l’indennità di trasferta, quando spetta, come si calcola, quali sono le regole fiscali in vigore nel 2025 e quali accorgimenti possono aiutare a ottimizzare il trattamento economico e fiscale delle trasferte.
Cos’è l’indennità di trasferta
L’indennità di trasferta è un compenso riconosciuto ai lavoratori che, per ragioni di servizio, svolgono temporaneamente la propria attività lavorativa al di fuori della sede ordinaria. Serve a coprire i disagi e i costi aggiuntivi legati allo spostamento, come vitto, alloggio e trasporti. Il diritto a percepirla e l’importo spettante dipendono dal CCNL applicato o da specifici accordi aziendali.
Caratteristiche principali
- Temporaneità dello spostamento: è fondamentale che la trasferta sia temporanea. In caso di spostamento permanente, l’indennità non è dovuta
- Finalità compensativa: serve a rimborsare, almeno in parte, le spese extra sostenute dal lavoratore
- Trattamento fiscale agevolato: se rispettati determinati limiti, l’indennità può essere esente da imposte e contributi.
Chi ha diritto all’indennità di trasferta
L’indennità può essere riconosciuta a:
- dipendenti subordinati inviati in missione fuori sede
- collaboratori coordinati e continuativi (co.co.co.)
- amministratori e dirigenti (attenzione a non confondersi con le spese di rappresentanza)
- in alcuni casi, anche ai soci lavoratori, se regolarmente inquadrati.
Il trattamento varia in base alla qualifica e al contratto applicato.
Tipologie di trasferta
Trasferta nello stesso comune
Se la trasferta avviene all’interno dello stesso comune in cui si trova la sede di lavoro, l’indennità è soggetta a tassazione ordinaria. Le spese di viaggio documentate restano esenti, ma il compenso aggiuntivo viene trattato come reddito da lavoro.
Trasferta in comune diverso o all’estero
Se la trasferta avviene in un comune diverso o all’estero, l’indennità beneficia di un trattamento agevolato:
- entro soglie definite, l’indennità è esente da imposte e contributi.
- le soglie cambiano in base alla modalità di rimborso (forfettario, misto, analitico) e alla destinazione (Italia o estero).
Modalità di rimborso della trasferta
Esistono tre modalità principali:
1. Rimborso forfettario (diaria)
- viene riconosciuto un importo fisso giornaliero, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute
- non è necessario presentare scontrini o ricevute
- soggetto a soglie di esenzione
2. Rimborso a piè di lista (analitico)
- il lavoratore presenta documenti giustificativi (fatture, ricevute)
- l’azienda rimborsa le spese effettive, purché inerenti
- non ci sono limiti massimi, ma la documentazione è obbligatoria
3. Rimborso misto (ibrido)
- una parte dell’importo è a forfait (diaria), un’altra a rendiconto (piè di lista)
- valido per gestioni flessibili e bilanciate
Spese coperte dall’indennità di trasferta
L’indennità può coprire:
- Spese di vitto (colazioni, pranzi, cene fuori sede)
- Spese di alloggio (hotel, B&B, affitti brevi)
- Spese di trasporto (mezzi pubblici, taxi, carburante, noleggi)
- Altre spese professionali documentate (materiali, accessi, parcheggi)
Indennità di trasferta, diaria e rimborso spese: differenze
- Indennità di trasferta: compenso fisso per il disagio dello spostamento
- Diaria: forma forfettaria che copre vitto e alloggio
- Rimborso spese: restituzione puntuale delle spese sostenute con documenti.
Calcolo dell’indennità: quanto vale
Il valore dell’indennità dipende da:
- Durata della trasferta
- CCNL o accordi aziendali
- Livello di inquadramento del lavoratore
- Destinazione (Italia o estero)
Non esiste un importo fisso valido per tutti i settori.
Esempi di esenzione fiscale nel 2025
Indennità forfettaria senza rimborso spese:
- 46,48 €/giorno per trasferte in Italia
- 77,46 €/giorno per trasferte all’estero
Se l’azienda rimborsa vitto o alloggio:
- 30,89 €/giorno in Italia
- 51,65 €/giorno all’estero
Se c’è rimborso completo a piè di lista:
- 15,49 €/giorno in Italia
- 25,82 €/giorno all’estero
Tutte le spese documentate restano interamente esenti da imposizione.
Tassazione e contributi
La tassazione dell’indennità di trasferta dipende da:
- tipo di rimborso scelto
- rispetto dei limiti previsti
- documentazione prodotta
Se si superano le soglie, la parte eccedente è imponibile.
Indennità e trasferta per collaboratori e amministratori
Per i collaboratori occasionali o co.co.co. e per gli amministratori, valgono regole diverse rispetto ai dipendenti:
- le somme rimborsate possono essere in parte imponibili
- i rimborsi a piè di lista, se documentati, sono generalmente esenti
- per evitare contestazioni è bene formalizzare la trasferta e conservare la documentazione
Come gestire correttamente le trasferte
Una buona gestione delle trasferte aziendali prevede:
- procedure interne chiare e condivise
- comunicazioni scritte e tracciabili
- raccolta ordinata dei documenti di spesa
- monitoraggio dei limiti fiscali
- coordinamento tra amministrazione, paghe e consulenti
Errori da evitare
- non distinguere tra trasferte brevi e trasferimenti
- superare le soglie di esenzione senza trattenere le imposte
- rimborsare somme senza documentazione
- liquidare importi senza autorizzazione scritta
