Conservazione digitale: come funziona e quali vantaggi

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(Last Updated On: 5 giugno 2018)

Conservazione digitale dei documenti

Conservazione digitale dei documenti fiscali: ecco cosa sapere per dire addio a montagne di carte e liberare spazio, tempo e denaro.

La digitalizzazione e i processi della Pubblica Amministrazione hanno portato anche alla conservazione digitale dei documenti fiscali con notevoli vantaggi, sia per imprese e professionisti in termini di tempo e costi, sia per la P.A. stessa che può effettuare controlli in modo più veloce.

Vediamo in cosa consiste e quali documenti sono ammessi.

Cos’è la conservazione digitale?

La conservazione digitale è il processo che permette l’archiviazione e la conservazione dei documenti amministrativi in formato digitale e che di fatto sostituisce il formato cartaceo e permette di proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

L’introduzione di tale sistema rappresenta un’evoluzione necessaria per adeguarsi all’attuale processo di digitalizzazione con la possibilità di salvare una copia di un documento in un archivio dematerializzato.

Con il termine conservazione digitale, quindi, si intende quel processo che applicando le regole di cui al DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, consente di conservare in sola modalità digitale i documenti.

Documenti, scritture contabili, corrispondenza e qualsiasi atto o dato, sia ai fini fiscali che civili, potranno essere conservati soltanto digitalmente eliminando la stampa e conservazione cartacea di detti documenti.

Quali sono i requisiti della conservazione digitale?

Nelle linee guida dettate dall’Agenzia Italiana per la Digitalizzazione (AGID) sono definite le caratteristiche che il processo di conservazione dei documenti digitali deve garantire, ossia:

  • Autenticità e integrità, per garantire che il documento non abbia subito alterazioni o modifiche;
  • Affidabilità, anche attraverso l’apposizione sul documento della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale una volta concluso il processo di conservazione;
  • Leggibilità, per garantire che il documento possa essere letto in qualsiasi momento;
  • Reperibilità, ossia la possibilità di poter accedere ed ottenere il documento.

Quali tipo di documenti si possono conservare digitalmente?

Il processo di dematerializzazione riguarda i documenti digitali, ossia quelli definiti come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, pertanto comprende una notevole quantità di documenti. In generale rientrano tra quelli idonei alla conservazione digitale:

  • le scritture contabili in cui sono compresi i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili, il libro giornale e il libro degli inventari, le dichiarazioni fiscali quali Modello Redditi, 730 e 770;
  • i modelli di pagamento F24 e F23;
  • i libri sociali e il bilancio d’esercizio (stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa)
  • fatture attive e passive sia verso privati che verso la P.A., ricevute e documenti contabili.

Quali sono i formati ammessi?

Per garantire il rispetto dei requisiti richiesti i documenti idonei alla conservazione digitale devono essere prodotti con il seguente formato:

  • Per i testi e i documenti sono ammessi i formati PDF, DOC, XLS, HTML e PDF/A;
  • Per le immagini i formati JPG, GIF etc.;
  • Per i video e l’audio MPG, MPEG, AVI e MP3, WAV;
  • Per i file compressi ZIP o RAR;
  • Il formato XML e Office Open XML;
  • TXT;
  • Per la posta elettronica SMTP e MIME.

Come si fa la conservazione digitale delle fatture?

Per poter effettuare la conservazione digitale delle fatture o di ongi altro documento fiscale occorre:

  1. inviare i documenti al sistema di conservazione (i cosiddetti pacchetti di versamento PdV);
  2. il sistema di conservazione verifica il contenuto dei pacchetti di versamento e, se questo viene considerato coerente con quanto previsto nel manuale della conservazione, lo prende in carico, altrimenti lo rigetta;
  3. se accettato viene genarato un rapporto di versamento con eventuale apposizione di firma digitale;
  4. il sistema procede alla generazione dell’indice del pacchetto di archiviazione (IPdA) secondo lo standard SInCRO con apposizione della firma digitale (FD) del responsabile della conservazione e della marca temporale (MT);
  5. il pacchetto di archiviazione (PdA) contenente gli oggetti da conservare compreso l’IPdAM è pronto per essere conservato su appositi sistemi di memorizzazione per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento;
  6. In caso di esibizione, l’utente dovrà accedere al sistema di conservazione per estrarre il pacchetto di distribuzione (PdD).

Quali i vantaggi della conservazione digitale?

La conservazione digitale dei documenti permetterà a imprese e professionisti di ottenere una serie di vantaggi, tipici di un archivio elettronico, come la maggiore rapidità nella ricerca di un documento, il risparmio di tempo e di costi di stampa, il rischio di perdita del documento cartaceo ma anche il risparmio di spazio dedicato alla conservazione.

Quali le scadenze della conservazione digitale?

Il processo di conservazione dei documenti fiscali, comprese anche le fatture elettroniche emesse e ricevute, va effettuato entro il termine previsto dall’articolo 7, comma 4-ter, D.L. n. 357/94, ovvero nei tre mesi successivi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali (cfr. Risoluzione n. 9/E del 29 gennaio 2018).

E l’imposta di bollo?

In caso di conservazione digitale, l’imposta di bollo sui documenti informatici rilevanti ai fini fiscali, quali le fatture elettroniche, le scritture contabili ed altri atti, viene assolta mediante versamento con F24 da effettuarsi entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Con riguardo alle scritture contabili, quali libro giornale e inventari, tenute con modalità meccanografica e conservate digitalmente, l’imposta di bollo è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse.

Chi effettua il servizio?

Il controllo sul sistema di digitalizzazione è dell’Agenzia Italiana per il Digitale, AGID, che si occupa inoltre di procedere all’accettazione delle domande di accreditamento da parte dei soggetti, pubblici o privati, che intendono offrire il servizio di conservazione digitale.
Infatti per poter svolgere il servizio di conservazione digitale è necessario ottenere l’autorizzazione e soddisfare specifici requisiti, sia qualitativi che giuridici.

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