Chi gestisce un B&B, una casa vacanza o un affitto breve sa che la burocrazia è una parte inevitabile del lavoro. Tra i tanti adempimenti richiesti, ce n’è uno che riguarda direttamente la pubblica sicurezza: la comunicazione degli ospiti alla Questura tramite il portale Alloggiati Web. È un passaggio obbligatorio per chiunque dia alloggio, anche temporaneamente, e serve a tutelare la sicurezza dei cittadini e a tracciare la presenza delle persone sul territorio. Il sistema è ormai completamente digitalizzato e integrato con molti gestionali turistici, ma resta fondamentale sapere come funziona, chi deve usarlo e cosa rischia chi non lo fa.
Che cos’è Alloggiati Web
Alloggiati Web è la piattaforma online della Polizia di Stato dedicata alla trasmissione dei dati degli ospiti. In base all’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), chiunque gestisca una struttura ricettiva o dia alloggio a persone, anche per brevi periodi, è obbligato a comunicare i dati di ciascun ospite entro 24 ore dal loro arrivo. Questo vale sia per strutture ricettive tradizionali sia per locazioni brevi inferiori a 30 giorni, comprese quelle gestite tramite piattaforme come Airbnb o Booking. La norma si applica anche in caso di ospitalità gratuita o se si affitta una singola stanza: l’obbligo non è legato all’aspetto fiscale, ma alla sicurezza pubblica.
Chi è obbligato a usare il portale Alloggiati Web
Devono accedere e inviare le schedine Alloggiati Web tutti i soggetti che, a qualsiasi titolo, forniscono alloggio a persone fisiche:
- Alberghi, B&B, agriturismi, affittacamere, residence, ostelli e campeggi
- Gestori di case vacanza e appartamenti per affitti brevi
- Property manager che gestiscono immobili di terzi
- Agenzie immobiliari che si occupano della locazione turistica
Non fa differenza se si tratta di un’attività imprenditoriale o occasionale: chiunque ospiti deve registrare l’arrivo degli ospiti tramite il sistema. L’obbligo ricade anche sul titolare o gestore effettivo dell’alloggio, che rimane responsabile in caso di omissione o errore, anche se delega la gestione a un intermediario.
Come ottenere le credenziali di accesso
Prima di poter inviare le schedine è necessario ottenere le credenziali di accesso alla piattaforma dalla Questura territorialmente competente. La procedura avviene in parte online ma richiede ancora la validazione dell’Ufficio Alloggiati.
Il gestore deve:
- Compilare il modulo di richiesta disponibile sul sito della Polizia di Stato o fornito direttamente dalla Questura.
- Allegare i documenti richiesti (documento d’identità, visura camerale se società, SCIA o codice struttura).
- Inviare la domanda via PEC o consegnarla a mano presso la Questura competente.
Dopo la verifica, la Questura invia le credenziali personali (username e password temporanea) e il codice struttura. Da quel momento, sarà possibile accedere al portale https://alloggiatiweb.poliziadistato.it e iniziare a trasmettere i dati.
| Documento richiesto | Chi lo rilascia | Scopo |
|---|---|---|
| Modulo di adesione | Questura | Richiesta di attivazione |
| Documento d’identità del titolare | Gestore | Verifica dell’identità |
| SCIA o codice struttura | Comune / Regione | Dimostrazione di legittimità dell’attività |
| Visura camerale (se società) | Camera di Commercio | Verifica della titolarità giuridica |
Come funziona l’invio dei dati
Una volta ottenute le credenziali, il gestore deve comunicare alla Questura i dati di ogni ospite entro 24 ore dal loro arrivo (o immediatamente se il soggiorno dura meno di un giorno). La trasmissione si effettua accedendo al portale e compilando le cosiddette “schedine alloggiati”.
Per ciascun ospite vanno indicati:
- Nome, cognome, sesso e data di nascita
- Luogo di nascita e cittadinanza
- Tipo e numero del documento d’identità
- Autorità che ha rilasciato il documento
- Data di arrivo e presumibile partenza
Il sistema genera una ricevuta di trasmissione che deve essere conservata per 5 anni, anche in formato digitale. Nel caso di più ospiti (es. famiglie o gruppi), è possibile inviare un’unica schedina collettiva. In caso di errori o modifiche, la schedina può essere rigenerata e reinviata.
Automazione e integrazione con i gestionali
Negli ultimi anni il portale è stato reso compatibile con i principali software gestionali turistici (PMS). Ciò significa che chi utilizza piattaforme come Octorate, Smoobu, AvaiBook, Turidee o Hostaway può inviare automaticamente i dati tramite integrazione FTP.
Questo automatismo riduce errori e tempi di lavoro, ma non esonera il gestore dalla responsabilità legale: anche in caso di invio automatico, è sempre il titolare a dover garantire la correttezza e la puntualità delle comunicazioni.
Invio per più strutture o più utenti
Molti property manager gestiscono più immobili e hanno bisogno di operare con un’unica utenza. Il portale consente di richiedere più codici struttura o di creare sotto-utenze per i collaboratori. La richiesta va sempre presentata alla Questura, che valuta caso per caso. In alternativa, alcuni gestionali permettono di centralizzare tutti gli invii in un’unica interfaccia, mantenendo distinte le credenziali di ogni immobile.
Scadenze e obblighi di conservazione
L’invio deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo degli ospiti. In caso di soggiorni inferiori alle 24 ore, la comunicazione va effettuata immediatamente.
Le ricevute devono essere conservate per almeno 5 anni, sia in formato digitale che cartaceo, a disposizione delle autorità in caso di controlli.
È buona prassi organizzare le ricevute in cartelle per anno e per struttura, con un backup su cloud o server esterno.
Differenze tra Alloggiati Web e altri adempimenti
Molti gestori confondono Alloggiati Web con altri obblighi, ma si tratta di sistemi distinti.
Ecco un riepilogo sintetico:
| Adempimento | Autorità competente | Finalità | Scadenza |
|---|---|---|---|
| Alloggiati Web | Polizia di Stato | Sicurezza pubblica | Entro 24 ore dall’arrivo |
| Portale regionale flussi turistici (CAV/Istat) | Regione / Istat | Statistica turistica | Periodica (mensile o trimestrale) |
| Imposta di soggiorno | Comune | Fiscale | Secondo regolamento comunale |
L’invio tramite Alloggiati Web non sostituisce gli altri obblighi: il gestore deve quindi assicurarsi di adempiere anche ai flussi turistici regionali e all’imposta di soggiorno, ciascuno con le proprie scadenze e modalità.
Cosa succede se non si inviano i dati
La mancata comunicazione degli ospiti alla Questura è considerata una violazione penale ai sensi dell’articolo 109 TULPS. Le conseguenze possono essere gravi:
- Arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 euro
- In caso di reiterazione, sospensione o revoca dell’attività ricettiva
- Contestazioni anche per invii tardivi (oltre 24 ore)
Anche l’invio errato o incompleto può essere sanzionato. Per questo motivo, è fondamentale mantenere un flusso di lavoro preciso e verificare sempre la correttezza dei dati prima dell’invio.
Errori comuni da evitare
Tra gli errori più frequenti segnalati dalle Questure ci sono:
- inserimento errato del numero o tipo di documento
- dimenticanza di inviare ospiti minori
- mancato aggiornamento delle date in caso di prolungamento del soggiorno
- accesso con credenziali scadute o non rinnovate
- omissione delle comunicazioni per ospiti “amici” o gratuiti
Il consiglio pratico è di impostare una procedura interna standard o utilizzare un gestionale con alert automatici per evitare dimenticanze.
Suggerimenti pratici per restare in regola
Per semplificare la gestione quotidiana, ecco alcune buone pratiche:
- invia i dati subito dopo il check-in, senza aspettare la fine della giornata
- conserva le ricevute in cloud o in un archivio digitale sicuro
- cambia periodicamente la password come richiesto dal sistema
- informa tempestivamente la Questura in caso di cambio di gestione o chiusura della struttura
- se deleghi l’invio a terzi, formalizza una delega scritta e conserva copia dei documenti
Domande frequenti su Alloggiati Web
Devo registrare anche i minori?
Sì, vanno comunicati tutti gli ospiti, inclusi i bambini, indicando i dati del genitore o tutore.
Posso delegare un collaboratore?
Sì, ma la responsabilità resta del titolare. È consigliabile fornire una delega scritta.
Cosa succede se il portale non funziona?
In caso di blocchi tecnici, la trasmissione va effettuata non appena possibile, conservando prova dell’anomalia (screenshot o PEC).
Posso usare Alloggiati Web da smartphone?
Sì, ma l’interfaccia non è ottimizzata: meglio accedere da PC o tramite gestionale integrato.
Alloggiati Web rappresenta uno degli adempimenti più importanti per chi opera nel settore dell’ospitalità. Conoscere il suo funzionamento non è solo un obbligo di legge, ma anche un modo per tutelare la propria attività e offrire ai clienti un servizio serio e conforme alle regole.
La gestione digitale e le integrazioni software hanno semplificato molto il lavoro degli host, ma non hanno ridotto la responsabilità del gestore: inviare i dati tempestivamente e correttamente resta un dovere inderogabile.
Essere in regola con Alloggiati Web significa garantire sicurezza, trasparenza e affidabilità, valori sempre più centrali per chi fa accoglienza in modo professionale.
