Termini emissione fattura elettronica

È una delle domande più frequenti di chi ha la partita IVA, e anche una di quelle su cui si fa più confusione. Con la fattura cartacea bastava compilarla e consegnarla; con la fattura elettronica, tra data dell’operazione, data del documento e invio al Sistema di Interscambio (SdI), i piani si moltiplicano e il dubbio è sempre lo stesso: quanto tempo ho per emetterla senza rischiare sanzioni? La buona notizia è che le regole, una volta chiarite, sono semplici e lasciano un margine di tempo ragionevole. Esistono due modalità: la fattura immediata e la fattura differita con termini diversi, pensate per situazioni diverse. E c’è un concetto che fa da base a tutto: il momento di effettuazione dell’operazione, da cui partono i conteggi.
In questo articolo vediamo quando va emessa la fattura elettronica, la differenza tra immediata e differita, quale data contano davvero il fisco e lo SdI, cosa cambia per i contribuenti trimestrali e cosa si rischia emettendola in ritardo, vediamo i termini emissione fattura elettronica per non sbagliare.

Cosa significa emettere una fattura elettronica

Primo chiarimento, perché è la fonte di metà degli equivoci. Nel mondo elettronico, la fattura si considera emessa nel momento in cui viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), il “postino” dell’Agenzia delle Entrate che la recapita al cliente. Non conta quando la compili sul gestionale, ma quando parte verso lo SdI: è la ricevuta di consegna (o di impossibilità di consegna) rilasciata dallo SdI ad attestare l’avvenuta emissione.
Questo è diverso dalla data di effettuazione dell’operazione, cioè il momento in cui, fiscalmente, l’operazione si considera compiuta. Tra i due momenti la legge concede un intervallo di tempo: è proprio quell’intervallo che genera i “termini di emissione”.

Il momento di effettuazione dell’operazione: la base di tutto

Prima di parlare di termini, bisogna sapere da quando si contano. Il riferimento è il momento di effettuazione dell’operazione, stabilito dall’art. 6 del DPR 633/1972:

• per la cessione di beni mobili: la consegna o spedizione del bene
• per la cessione di beni immobili: la stipula dell’atto
• per le prestazioni di servizi: il pagamento del corrispettivo
• in ogni caso, se prima di questi eventi viene emessa la fattura o pagato (in tutto o in parte) il corrispettivo, l’operazione si considera effettuata, limitatamente all’importo fatturato o incassato, a quella data.

Questo punto è cruciale soprattutto per chi fornisce servizi: la fattura “scatta” con il pagamento, non con l’esecuzione del lavoro. È da questa data che partono i termini di emissione.

La fattura immediata: i 12 giorni

La fattura immediata è quella “standard”: si riferisce a una singola operazione. La regola è questa: va trasmessa allo SdI entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.

Attenzione a come si compila la data:

• nel campo “Data” del documento va indicata la data di effettuazione dell’operazione (non quella in cui materialmente invii il file)
• la trasmissione allo SdI può avvenire lo stesso giorno o nei successivi 12 giorni

Un esempio chiarisce tutto. Vendi un bene e lo consegni il 3 del mese: nel campo “Data” della fattura scrivi il 3; hai tempo fino al 15 (3 + 12 giorni) per trasmetterla allo SdI. Se la invii il 3 stesso, data operazione e data di invio coincidono; se la invii il 10, la data in fattura resta il 3, ma l’emissione “vera” è il 10.

I 12 giorni sono un margine utile per organizzare il lavoro, ma non vanno sprecati: oltre quel termine la fattura è tardiva.

La fattura differita: entro il 15 del mese successivo

La fattura differita serve a semplificare la vita a chi effettua più operazioni verso lo stesso cliente nel corso del mese. Invece di emettere una fattura per ogni consegna, se ne emette una sola riepilogativa, con un termine più ampio: entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni.

Per poterla usare servono però dei presupposti:

• per le cessioni di beni, le consegne devono essere accompagnate da un documento di trasporto (DDT) o documento equipollente, che identifichi le operazioni;
• per le prestazioni di servizi, serve un’idonea documentazione delle operazioni
• le operazioni devono riguardare lo stesso cliente ed essere effettuate nello stesso mese solare

C’è un punto fiscale da non dimenticare: pur potendo emettere la fattura entro il 15 del mese dopo, l’IVA resta “agganciata” al mese di effettuazione delle operazioni e confluisce nella liquidazione di quel mese. In altre parole, il differimento riguarda l’emissione del documento, non il momento in cui l’IVA diventa esigibile.

Termini emissione fattura elettronica: data che “conta”?

Riassumiamo, perché è il nodo pratico:

• la data in fattura (campo “Data”) è, per la fattura immediata, la data di effettuazione dell’operazione;
• la data di emissione in senso tecnico è quella di trasmissione allo SdI;
• quando le due date non coincidono, è il campo “Data” a indicare l’effettuazione, mentre la ricevuta SdI documenta l’avvenuta trasmissione nei termini.

Questa distinzione serve al fisco per collocare correttamente l’operazione nel periodo IVA giusto. Per il contribuente, la regola operativa è semplice: metti in fattura la data dell’operazione e trasmetti entro i termini (12 giorni per l’immediata, il 15 del mese successivo per la differita).

I contribuenti trimestrali

Chi liquida l’IVA con cadenza trimestrale (opzione possibile entro certe soglie di volume d’affari dell’anno precedente: 400.000 euro per chi svolge attività di servizi e lavoro autonomo, 700.000 euro per le altre attività) ha regole specifiche sulla registrazione delle fatture emesse, che può avvenire entro la fine del mese successivo al trimestre di effettuazione delle operazioni.

Resta fermo, in ogni caso, il termine di emissione (trasmissione allo SdI): registrazione ed emissione sono due adempimenti distinti, da non confondere.

Cosa si rischia emettendo la fattura in ritardo

Emettere la fattura oltre i termini è una violazione sanzionata. In sintesi, per le violazioni commesse secondo le regole attualmente in vigore:

• se la tardiva (o omessa) fatturazione incide sulla liquidazione IVA, la sanzione è pari al 70% dell’imposta relativa all’operazione, con un minimo di 300 euro
• se non incide sulla liquidazione (ad esempio perché l’IVA è stata comunque conteggiata correttamente), si applica una sanzione fissa da 250 a 2.000 euro

La buona notizia è che si può ridurre sensibilmente la sanzione con il ravvedimento operoso: correggendo spontaneamente, si paga una frazione della sanzione, tanto più piccola quanto prima ci si mette in regola. È un altro buon motivo per non lasciar passare il ritardo.

Gli errori da evitare

• Confondere data dell’operazione e data di invio. Nel campo “Data” va la data di effettuazione; la trasmissione può avvenire nei giorni successivi (entro 12 per l’immediata).
• Pensare che la fattura differita sposti anche l’IVA. No: il differimento riguarda l’emissione del documento, ma l’IVA resta nella liquidazione del mese di effettuazione.
• Usare la differita senza i presupposti. Serve il DDT (per i beni) o idonea documentazione (per i servizi), stesso cliente e stesso mese: senza questi requisiti non si può differire.
• Dimenticare la regola dei servizi. Per le prestazioni di servizi la fattura scatta con il pagamento del corrispettivo, non con l’esecuzione del lavoro.
• Aspettare troppo “tanto ho 12 giorni”. Il margine c’è, ma sforarlo rende la fattura tardiva e sanzionabile.
• Ignorare il ravvedimento in caso di ritardo. Correggere subito e spontaneamente riduce di molto la sanzione.

Regole chiare da rispettare

Sapere quando emettere la fattura elettronica è parte integrante del fatturare in regola. Le regole, in fondo, sono due: con la fattura immediata hai 12 giorni dall’operazione per trasmetterla allo SdI; con la fattura differita puoi raggruppare le operazioni del mese verso lo stesso cliente ed emettere entro il 15 del mese successivo, ricordando che l’IVA resta nel mese di effettuazione. Il tutto parte sempre dal momento di effettuazione dell’operazione, che per i servizi coincide con il pagamento.

Rispettare questi termini evita sanzioni che, quando l’IVA è in gioco, non sono trascurabili. E quando un ritardo capita, il ravvedimento operoso permette di limitare i danni.

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