Capita di frequente che il dipendente debba recarsi fuori sede per lavoro: ecco come funziona le spese di trasferta?
In questo articolo analizziamo la deducibilità fiscale dei rimborsi spesa, il trattamento delle spese di trasferta per il lavoratore e per l’azienda.
Cosa si intende per trasferta?
La trasferta è lo spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede di lavoro indicata nel contratto per svolgere la propria mansione lavorativa. È importante non confondere il concetto di trasferta con quello di trasferimento, in cui invece lo spostamento non è provvisorio ma definitivo.
Al dipendente è riconosciuto il rimborso dal datore di lavoro di quanto sostenuto, purché trattasi di spese inerenti all’attività. Fiscalmente la deducibilità delle spese di vitto e alloggio dipende dalla tipologia di rimborso che viene erogato.
Quali sono le modalità di rimborso?
È il lavoratore che di volta in volta stabilisce quale modalità di rimborso preferisce; in particolare esistono tre tipologie di rimborso:
- analitico: consiste nel rimborso delle spese effettivamente sostenute dal lavoratore documentate con fatture, ricevute fiscali o altri documenti da allegare e riepilogare nella nota spese. Per maggiori info su come documentare i costi consultare il nostro post di approfondimento: COSTI DEDUCIBILI: quali i documenti per scaricare la spesa?;
- forfetario: quando al lavoratore è riconosciuta un’indennità forfetaria di rimborso giornaliera;
- misto: è tale in quanto al lavoratore viene corrisposta un’indennità di trasferta oltre al rimborso delle spese documentate di vitto e alloggio.
Il trattamento per il lavoratore
Come accennato la deducibilità delle spese varia a seconda della tipologia di rimborso ottenuto dal lavoratore, in base all’art. 51 comma 5 del D.P.R. 917/1986. Più precisamente:
- sistema analitico: quando trattasi di trasferta fuori dal Comune, i rimborsi per le spese di vitto e alloggio non sono imponibili, le altre spese documentate invece sono esenti fino al limite giornaliero di € 15,49 in Italia e di € 25,82 all’estero. Nel caso di trasferta infracomunale, i rimborsi diventano imponibili ad eccezione di quelli per le spese di trasporto;
- sistema forfetario: la somme ottenuta a titolo di rimborso è imponibile per il lavoratore soltanto quando si supera la soglia giornaliera di € 43,28 per le trasferte nel territorio italiano ovvero di € 77,46 per quelle all’estero;
- sistema misto: le somme sono esenti dal reddito del lavoro dipendente entro determinate soglie. Per il datore di lavoro invece se le spese di vitto e alloggio vengono rimborsate analiticamente il limite giornaliero esente è di € 15,49 per le trasferte in Italia e € 25,82 per quelle all’estero; inoltre, il datore di lavoro potrebbe riconosce un’indennità aggiuntiva forfetaria deducibile nel limite massimo di € 30,99 per le trasferte in Italia e di € 51,65 per quelle all’estero.
La deducibilità per l’impresa
L’impresa che eroga i rimborsi al dipendente può scaricare dal reddito d’impresa i costi sostenuti purché inerenti all’attività lavorativa e la trasferta sia avvenuta fuori dal Comune dove è situata la sede di lavoro. Tuttavia, secondo la normativa fiscale, le spese possono essere scaricate in base a determinati criteri; più precisamente, per il rimborso analitico sono previsti i seguenti limiti:
- per le trasferte fuori del territorio comunale, il tetto massimo giornaliero deducibile per le spese di vitto e alloggio è pari ad € 180,76 per le trasferte in Italia, che sale ad € 258,23 per le trasferte effettuate all’estero. Sono deducibili totalmente le spese per viaggio quando documentate da biglietti aerei o ferroviari; nel caso in cui il lavoratore utilizzi il proprio veicolo o uno noleggiato è possibile scaricare il costo chilometrico, stabilito secondo le tabelle ACI, per autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali o a 20 cavalli se diesel;
- per le trasferte avvenuta all’interno del Comune la deducibilità massima ammissibile è pari al 75% delle spese di vitto e alloggio.
Il rimborso forfetario, che prevede per il lavoratore il rimborso di un’indennità giornaliera rappresentativa delle spese sostenute, non presenta limiti per scaricare il costo sostenuto e quindi le spese rimborsate al lavoratore sono totalmente deducibili per il datore di lavoro. È bene sottolineare che per il dipendente che riceve l’indennità di trasferta, queste non sono fiscalmente imponibili fino a:
- € 46,48 giornalieri per le trasferte fuori dal territorio comunale ma nell’ambito del territorio italiano;
- € 77,46 giornalieri per le trasferte all’estero.
L’eccedenza rispetto ai suindicati limiti viene tassata in busta paga.
Anche nel caso di rimborso misto, non si applicano i limiti previsti per il rimborso analitico e, pertanto, il datore di lavoro può scaricare integralmente il costo sostenuto, sia per l’indennità forfetaria di trasferta che per il rimborso analitico di spese a piè di lista.
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