Aiuto, ho perso le fatture cosa devo fare? Come posso risolvere? Mi arriveranno sanzioni? Ecco cosa fare in caso di fatture smarrite.
I titolari di partita IVA sanno bene che i documenti da conservare ai fini fiscali e contabili sono molti e potrebbe capitare in alcuni di casi che uno o più vengano smarriti. Tuttavia, in caso di perdita, distruzione accidentale o di furto dei documenti contabili manca una norma specifica che disciplini le conseguenze. Cosa fare quando si verificano queste situazioni? Cosa succede in caso di fatture smarrite? Come bisogna rimediare per evitare di incorrere in sanzioni? Ecco una breve guida per capire come comportarsi.
Fatture smarrite: Cosa si rischia?
Non è insolito che capiti di smarrire una o più fatture per cause di forza maggiore, ad esempio per un incendio o un furto. Questa eventualità però può costare cara se l’Agenzia delle Entrate avvia un controllo richiedendo l’esibizione di tutti i documenti fiscalmente rilevanti. Vediamo insieme cosa si rischia e come risolvere in questi casi.
L’accertamento da parte dell’Agenzia e la mancata produzione dei documenti fiscali può configurare il reato di occultamento e distruzione delle scritture contabili se utilizzato quale espediente per evadere il fisco e tale possibilità può comportare che il contribuente venga punito con la reclusione da 6 a 18 mesi, salvo che il fatto non costituisca reato più grave.
È possibile rimediare in caso di fatture smarrite?
Sì, perdere una fattura non significa che certamente incorreremo in sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Infatti, come specificato in una sentenza delle Corte di Cassazione, non si configura il reato quando il soggetto passivo può ricostruire il reddito e il proprio volume di affari fornendo altri documenti idonei all’uopo.
Quindi per non incorrere in sanzioni bisogna che non ci sia una volontà del contribuente, il cosiddetto Dolo specifico, di evadere le tasse.
Di conseguenza, l’assenza di qualche fattura in contabilità non fa scattare l’evasione fiscale o il reato di occultamento dei documenti, se è possibile ricostruire il volume d’affari del contribuente in altro modo, ad esempio con ulteriori documenti in suo possesso.
Come si recupera una fattura smarrita?
Come detto in precedenza, il contribuente per non incorrere in sanzioni in caso di perdita di documenti fiscali, deve fornire i documenti idonei a ricostruire il risultato economico. Per fare ciò sono possibili diverse soluzioni in caso di perdita di:
- una fattura emessa sarà sufficiente procedere all’emissione di un nuovo documento, con la stessa data, numero e gli stessi importi del documento originale;
- una fattura di acquisto, è bene provare a recuperare una copia del documento perso rivolgendosi direttamente al fornitore. Quando non è possibile si possono utilizzare tutti quei documenti (note spese, estratti conto etc.) che permettono la ricostruzione del costo;
- altri documenti contabili come estratti conto, quietanze di assicurazione etc., occorre richiedere all’istituto emittente una copia conforme all’originale.
NB: per evitare spiacevoli sorprese dai controlli, è consigliabile presentare denuncia di smarrimento o furto in modo da avere la prova che non è stato possibile recuperare il documento.
Fattura smarrita: copia conforme all’originale?
Quando il cliente richiede una copia del documento emesso in precedenza, occorre emettere una copia conforme all’originale. Trattasi di una fotocopia del documento originale su cui viene apposto un’attestazione o un timbro che ne certifica la corrispondenza al documento originale. Nella pratica questa procedura viene anche utilizzata quando devono essere prodotte diverse copie in originale o per le copie rilasciate da amministrazioni pubbliche e banche.
Per quanto tempo occorre conservare i documenti?
Ricordiamo infine che tutti i contribuenti sono tenuti a conservare documenti fiscali e le scritture contabili per un determinato periodo di tempo. E quindi, in generale il codice civile richiede un periodo minimo di 10 anni dall’ultima registrazione. Mentre, sotto l’aspetto fiscale, sia ai fini delle Imposte dirette sia ai fini dell’IVA, è previsto l’obbligo di conservazione fino a quando non sia scaduto il termine per l’accertamento del corrispondente esercizio, o, in caso di avvenuto accertamento, fino a quando esso venga definito, e ciò anche oltre il termine di cui al codice civile.
Comunque, per praticità è preferibile la conservazione dei documenti contabili su supporti magnetici che permettono di conservarne in grande quantità senza occupare molto spazio.
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