Fattura proforma: Ecco come utilizzarla

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(Last Updated On: 20 ottobre 2018)

Fattura proforma: cos’è e perchè utilizzarla

Tutto sulla “fattura proforma”: cos’è, a cosa serve e chi la può emettere.

Siamo abituati a parlare di fatture, note di credito e debito, ma poche volte si approfondisce l’utilità della pro forma, il documento non valido ai fini fiscali ma spesso utilizzato dai titolari di partita IVA per richiedere in anticipo il pagamento di un servizio prestato a favore di un cliente. Vediamo nel dettaglio cos’è e da chi può essere emessa la fattura proforma.

Cos’è la fattura pro forma o proforma?

La fattura pro forma è un documento identico visivamente alla fattura, dove cambia solo il nome e il numero, ma sprovvisto di qualsiasi valore fiscale, utilizzato per anticipare l’invio della fattura vera e propria, in cui viene riepilogata la prestazione effettuata dal titolare di partita IVA a favore del cliente e con cui viene richiesto il pagamento.

Di solito la proforma viene emessa dai professionisti per richiedere il pagamento al cliente prima dell’emissione della fattura vera e propria e il suo utilizzo non è alternativo alla fattura, in quanto si tratta di un documento senza alcuna validità ai fini IVA e ai fini delle imposte dirette, ma la precede per permettere da un lato al cliente di verificare il servizio acquistato con il riepilogo dei costi applicati e dall’altro all’emittente di richiedere il pagamento del servizio svolto.

Quali i soggetti che possono emettere la proforma?

La proforma (detta anche preavviso di parcella o di notula) può essere utilizzata da tutti quei soggetti, titolari di partita IVA, che svolgono attività di prestazione di servizi. Infatti, frequentemente se ne servono gli avvocati, i commercialisti, i consulenti etc, per i quali l’obbligo di emissione della fattura sorge soltanto al momento della ricezione del corrispettivo e non all’esecuzione del servizio ai sensi dell’articolo 6 comma 3 del DPR n. 633/72.

L’emissione della pro forma è invece preclusa a quei soggetti per i quali l’obbligo di emissione della fattura sorge al momento in cui si conclude l’operazione o in cui viene consegnato il bene: si pensi ad esempio ai soggetti che svolgono attività commerciale come la cessione di beni, come nel caso degli e-commerce.

Perché emettere una proforma?

Possono esser diverse le motivazioni che spingono ad utilizzare la fattura proforma prima della fattura vera e propria, ad esempio i principali vantaggi sono:

  • la possibilità per il cliente di controllare la correttezza dei dati riportati nel documento, sia nella parte descrittiva sia nella parte relativa al prezzo applicato e agli articoli, e comunicare eventuali errori o incongruenze;

  • in caso di errori, omissioni o variazioni sugli importi, è possibile modificare il documento senza incidere su documenti fiscali già emessi;

  • evitare pagamenti di tasse prima di aver ricevuto il pagamento dal cliente;

  • emettere la fattura definitiva solo quando il cliente procede al pagamento.

Quando deve essere emessa la fattura?

È bene precisare che la fattura proforma non deve essere utilizzata come mezzo per evadere il fisco, ma soltanto come strumento per agevolare il contribuente, in quanto è suo obbligo emettere la fattura e consegnarla al cliente immediatamente dopo aver ricevuto il pagamento. In questo modo la prestazione assume rilevanza ai fini fiscali, mentre la mancata emissione della fattura a fronte dell’incasso ricevuto potrebbe comportare sanzioni in seguito ad un controllo fiscale.

Come si compila la fattura proforma?

La fattura proforma non ha una forma predefinita, generalmente è identica ad una fattura, ma ciascuno può decidere in autonomia di impostare il documento come meglio crede. Tuttavia per evitare errori e sanzioni è necessario che si evinca facilmente che trattasi di un documento di natura non fiscale e che quindi sia ben distinto e riconoscibile dagli altri documenti contabili. Normalmente una fattura proforma si compone di due parti ovvero una descrittiva e una numerica.

Nella parte descrittiva occorre riportare i seguenti dati:

  • i propri dati fiscali (nome, cognome, ditta, codice fiscale, indirizzo, partita IVA e codice fiscale);
  • i dati fiscali del cliente (nome, cognome, ditta, codice fiscale, indirizzo, partita IVA e il codice fiscale);
  • la numerazione fatture proforma deve essere diversa ed indipendente da quella utilizzata per le fatture;
  • indicazione della natura del documento “Fattura PROFORMA”;
  • data di emissione,
  • la seguente dicitura: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72”.

La parte tabellare deve invece contenere i dati numerici riferiti al servizio prestato quali base imponibile, aliquota IVA se dovuta e totale fattura, oltre all’eventuale ritenuta di acconto e cassa previdenziale o rivalsa INPS.

Si riportano di seguito alcuni esempi di come deve essere compilata la fattura proforma.

Esempio di fattura proforma professionista con cassa di previdenza

Compenso € 1.000,00
Contributo Integrativo Cassa di Previdenza 4% €      40,00
IVA 22% (calcolata su €. 1.000 + €. 40) €    228,80
Ritenuta acconto 20% su imponibile prestazione €    200,00
Netto a pagare (Compenso + contributo cassa previdenziale + IVA – ritenuta di acconto) € 1.044,40
In calce al documento occorrerà riportare la dicitura:  “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72”.

Fattura proforma con rivalsa INPS

Compenso €  1.000,00
Rivalsa INPS 4% €      40,00
IVA 22% €    228,80
Ritenuta acconto 20% su imponibile prestazione (inclusa rivalsa INPS) €    208,00
Netto a pagare (Compenso + contributo cassa previdenziale + IVA – ritenuta di acconto) €  1.060,80
Si rammenta di riportare la seguente dicitura in calce al documento: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DPR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DPR 633/72”.

Fattura proforma regime forfettario con rivalsa INPS

Per i contribuenti che aderiscono al regime di forfettario, l’unica differenza da sottolineare rispetto ai modelli riportati riguarda la non applicazione della ritenuta di acconto e quindi l’importo lordo della fattura corrisponde direttamente al netto a pagare.

In questo caso, in calce alla fattura, oltre la normale dicitura regime forfettario da riportare nella fattura proforma, occorrerà indicare:

  • Operazione effettuata ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014, e articolo 1, commi da 111  a 113, della Legge n. 208/2015 – Regime forfettario“;
  • “Si richiede la non applicazione della ritenuta d’acconto ai sensi e per gli effetti del Provv. Agenzia delle Entrate del 22/12/2011 n. 185820“.

Infine, per le prestazioni professionali aventi importi superiori a € 77,47 dovrà essere applicata in fattura una marca da bollo da € 2,00.

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